借支单作为企业内部资金往来的重要凭证，其会计分录需要严格遵循会计原则，清晰反映资金流动和债权债务关系。无论是员工预支差旅费、采购款，还是备用金管理，核心逻辑均围绕其他应收款这一科目展开。通过规范的分录操作，既能准确追踪资金去向，又能避免账务混乱。以下从借款、报销、特殊情况三个维度展开分析，梳理具体操作流程。
当员工提出借支申请时，企业需根据实际支付方式记录债权。例如员工小王预支差旅费5000元，若通过现金支付，会计分录为：
借：其他应收款——小王 5000
贷：库存现金 5000
若采用银行转账，则贷记科目改为银行存款。此步骤的关键在于明确其他应收款的核算对象，需按借款人设置明细科目，确保后续冲销精准。
报销阶段需区分两种情况：
- 实际费用小于预支金额：假设小王报销差旅费4500元并退回500元现金，分录应包含费用确认和债权冲销：
借：管理费用——差旅费 4500
借：库存现金 500
贷：其他应收款——小王 5000 - 实际费用超出预支金额：若小王实际花费5300元，企业需补付差额，分录调整为：
借：管理费用——差旅费 5300
贷：其他应收款——小王 5000
贷：库存现金 300。此环节需注意根据费用性质选择科目，如采购借支应计入原材料，而非统一使用管理费用。
对于特殊场景，需灵活调整分录逻辑。例如备用金借支时：
借：库存现金
贷：其他应收款——备用金
若借支长期未报销，需定期清理挂账，避免虚增资产。此外，借支单本身具有合同属性，财务人员需与法务部门协同，确保借款协议条款（如违约责任）与会计处理衔接。关键原则是保持借贷平衡，所有分录必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的基础准则。
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