垫付货款未付时应如何进行会计分录处理？

在企业经营中，垫付货款未付是常见的业务场景，其会计处理需要根据业务实质和权责发生制原则进行核算。这类交易的核心在于区分垫付行为的经济实质，合理运用其他应收款科目反映债权关系，并通过规范的凭证管理确保账务可追溯性。具体处理需结合货款垫付对象、业务场景及后续结算方式综合判断。

核心处理原则：
当企业为其他单位或个人垫付货款时，应通过其他应收款科目核算债权关系。垫付时形成资产类科目的借方记录，实际收回款项时冲减该科目。若涉及商品采购，需同步反映库存商品或原材料的资产增加，以及应交税费的增值税进项税额处理。例如：
借：其他应收款——XX单位
贷：银行存款/库存现金

分场景处理要点：

1. 单纯垫付货款未结算

   • 若仅为代付且未涉及货物所有权转移，直接通过其他应收款核算。例如为供应商代垫采购款：
     借：其他应收款——供应商A
     贷：银行存款
   • 原始凭证需包括付款凭证（银行回单或现金收据）、代垫协议及供应商出具的债务确认函，以明确代付行为的法律效力。

2. 垫付货款伴随商品采购

   • 若垫付后取得商品控制权，需同步确认资产和税费：
     借：库存商品（不含税金额）
     应交税费——应交增值税（进项税额）
     贷：其他应收款——供应商A
   • 此场景要求取得购货发票作为进项税抵扣依据，并通过采购合同证明交易实质。

3. 长期未收回的垫付款处理

   • 超过合理账期的垫付货款需计提坏账准备：
     借：资产减值损失
     贷：坏账准备——其他应收款
   • 实际核销时需履行内部审批程序，凭坏账核销决议书进行账务处理：
     借：坏账准备
     贷：其他应收款。

特殊注意事项：

• 税务合规性：若垫付对象为关联方，需关注交易价格公允性，避免被认定为转移利润或虚增成本。
• 凭证完整性：代垫行为必须留存三方协议（付款方、收款方、被垫付方）或书面委托书，否则可能引发税务稽查风险。
• 科目细化管理：建议在其他应收款下设置二级科目（如「代垫采购款」「员工借款」），便于后续账龄分析和催收管理。

通过上述处理，企业既能准确反映资金流向和债权债务关系，又能满足税务合规与审计要求。实务操作中需根据具体业务链条的完整性，选择匹配的会计处理路径。