在日常经营中，现金管理是企业财务工作的重要环节。当破损纸币因无法流通而需要作废时，会计处理需遵循真实性原则和谨慎性原则，确保账务准确反映资产变动。根据业务场景差异，破损纸币可能涉及库存现金核销或收入冲减两种处理路径，核心在于通过会计分录实现账实相符。
若破损纸币属于企业日常库存现金的组成部分，处理流程可分为三步：
- 确认损失性质：需取得银行出具的残损币鉴定证明或内部审批单据，明确破损金额及责任归属；
- 编制核销凭证：按实际损失金额计入营业外支出科目，同时核减现金资产；
- 账务处理公式：
借：营业外支出——货币资金损失
贷：库存现金
该处理方式适用于非人为过失导致的自然损耗，如纸币因存放时间过长导致霉变破损。
当破损纸币与特定交易直接相关时（例如销售收款时发现客户支付的纸币损坏），需采用红字冲销法修正原收入记录：
- 红冲原收入分录：用负数金额冲减已确认的销售收入及增值税；
借：库存现金（负数）
贷：主营业务收入（负数）
应交税费——应交增值税（销项税额）（负数） - 确认损失处理：将无法收回的金额转作费用；
借：管理费用——现金短缺损失
贷：库存现金
需要特别关注税务处理差异：若破损纸币属于销售环节的收款损失，原确认的销项税额需同步冲减；但若属于库存现金损耗，因不涉及增值税纳税义务变化，仅调整资产科目。实际操作中建议通过存货盘点报告和银行残损币兑换记录作为原始凭证，确保税务申报与会计记录的一致性。
对于金融机构等特殊行业，若涉及残损人民币兑换业务，会计处理需区分兑换差额：
- 可全额兑换时仅核验手续费支出；
- 发生兑换折损时，差额部分应计入资产减值损失：
借：资产减值损失
其他应收款（银行兑付金额）
贷：库存现金（原面值金额）
这种处理方式既符合《人民币管理条例》要求，又能准确反映兑换业务的经济实质。
在内部控制层面，建议企业建立双人监销制度：由财务人员与审计人员共同确认破损纸币的作废处理，编制《货币资金损失审批单》留存备查。同时应当定期将残损币送交银行兑换，避免长期挂账导致账实差异累积。通过用友畅捷通等专业财务软件的资产模块设置预警阈值，可实现对现金异常变动的实时监控。
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