在日常财务管理中，企业常会遇到库存现金实际金额与账面余额不符的情况。当现金出现短缺且无法查明原因时，会计处理需遵循严谨的核算流程。这类业务的核心在于通过待处理财产损溢科目实现清查结果的过渡，最终根据责任归属或原因判断完成损益确认。本文将系统解析此类业务的会计分录逻辑及科目运用原理。
一、现金短缺的初步核算
发现现金短缺时，需通过待处理财产损溢科目进行过渡核算。该科目属于资产类账户，专门用于记录财产清查中发现的资产异常变动。会计分录编制应遵循：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢
贷：库存现金
此步骤将实际短缺金额从现金科目转出，待后续调查明确责任归属。例如某日盘点发现现金短缺500元，此时账务处理即体现为现金减少500元，对应增加待处理财产损溢。
二、原因查证后的分类处理
经管理层批准后，需根据调查结果进行差异调整：
责任明确的赔偿处理
若查明应由责任人赔偿，则需通过其他应收款科目核算：借：其他应收款-XXX
贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢保险赔付的特殊情形
涉及保险理赔时，需单独确认应收保险款项：借：其他应收款-应收保险赔款
贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢无法查明原因的最终处理
当穷尽调查手段仍无法确定原因时，根据会计谨慎性原则，短缺金额需计入管理费用科目：借：管理费用-现金短缺
贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢
三、科目属性与核算逻辑
待处理财产损溢具有双重属性：在报批前属于资产调整科目，反映资产的实际状态；经批准处理后则转化为损益类科目的过渡工具。这种设计既保证了账实相符的即时性，又为责任追溯留出合理时间窗口。值得注意的是，该科目期末通常无余额，所有差异最终需结转至损益或债权科目。
四、现金溢余的对照处理
与现金短缺形成对比的是溢余情形的处理流程：
发现溢余时：
借：库存现金
贷：待处理财产损溢无法查明原因时：
借：待处理财产损溢
贷：营业外收入这种差异处理体现了会计的重要性原则，短缺计入经常性费用，而溢余作为非经常性收益列报。
通过上述流程可以看出，现金短缺的会计处理实质是资产清查与责任认定双重机制的结合。财务人员在操作中需特别注意：所有待处理财产损溢必须履行完整的审批程序，原始凭证需包含盘点记录、责任认定说明等支持性文件。对于反复出现的无法查明短缺，往往暴露企业内部控制缺陷，需从制度层面加强现金管理措施。
