员工自动离职的会计分录如何正确处理？

员工主动离职涉及工资结算、社保代扣和个税申报等财务处理环节，需通过规范的会计分录确保账务清晰合规。根据劳动法规定，员工主动离职时，企业需完成工资核算与发放、社保缴纳等义务，同时需关注应付职工薪酬、应交税费等核心科目的准确使用。以下将结合实务操作，分步骤解析具体处理流程。

一、工资计提阶段

在员工离职当月，企业需根据实际出勤天数完成工资计提。此时，应根据员工所属部门归集成本费用。例如，属于管理部门的员工，其工资应计入管理费用科目。会计分录为：
借：管理费用/销售费用/生产成本（根据部门属性）
贷：应付职工薪酬——工资
此阶段需注意工资总额的准确性，包括基本工资、奖金、津贴等组成部分。若存在未休年假等需补偿的款项，应一并计提。

二、工资发放及代扣款项

实际发放工资时，需代扣个人所得税及社保个人承担部分。会计分录需分两步处理：

1. 发放工资：
   借：应付职工薪酬——工资
   贷：银行存款/库存现金（实发金额）
   其他应付款——代扣社保（个人部分）
   应交税费——应交个人所得税
2. 代缴社保个人部分：
   借：其他应付款——代扣社保（个人部分）
   贷：银行存款
   此环节需核对离职员工的考勤记录、社保缴费基数，并确保代扣金额符合当地政策规定。

三、社保企业承担部分处理

企业需为离职员工缴纳社保的单位部分，该费用属于职工薪酬范畴。会计分录为：
借：管理费用/销售费用——社保费（企业部分）
贷：应付职工薪酬——社保费（企业部分）
实际缴纳时：
借：应付职工薪酬——社保费（企业部分）
贷：银行存款
需注意，社保缴纳需在员工离职当月完成，避免因断缴引发纠纷。

四、税务处理要点

1. 个人所得税代扣：离职员工工资按累计预扣法计算个税，需在支付时一次性代扣。若存在离职补偿金（如协商解除合同），需注意：
   • 补偿金在当地职工年平均工资3倍以内的部分免征个人所得税，超出部分按工资薪金所得计税。
2. 企业所得税扣除：离职补偿金需作为辞退福利核算，在所得税前据实扣除，但需提供解除劳动合同协议等证明材料。

五、特殊情形处理

若员工离职时存在未结清费用（如借款、预支款），需在发放工资时抵扣。会计分录为：
借：应付职工薪酬——工资
贷：其他应收款——员工借款
银行存款（实发金额）
此操作需提前与员工确认欠款明细，并在工资表中明确列示。

通过上述分步处理，企业可系统完成员工自动离职的财务核算，避免因账务错误导致法律风险。实务中还需结合《企业会计准则第9号——职工薪酬》及地方税务政策，确保核算与申报的合规性。