行政单位租房业务的会计处理需要兼顾权责发生制原则和费用归属的准确性。不同于企业会计强调成本核算，行政单位更注重预算执行和资金流向的合规性，但核心会计分录仍围绕预付账款、费用确认等环节展开。实际操作中需特别注意租赁合同性质、支付方式与预算科目的匹配，既要确保账务处理符合政府会计制度，也要满足审计监管要求。
预付租金处理是首要环节。当行政单位按季度或年度支付房租时，应根据《政府会计制度》采用"双分录"核算模式。支付款项时，财务会计借记预付账款科目，贷记财政拨款收入或零余额账户用款额度；预算会计同步借记行政支出科目，贷记资金结存。例如支付半年租金12万元时：借：预付账款——房屋租赁 120,000
贷：零余额账户用款额度 120,000
预算会计：
借：行政支出——租赁费 120,000
贷：资金结存——零余额账户用款额度 120,000
按月摊销费用需体现费用与受益期间的匹配。每月末财务会计需将预付账款按比例转为当期费用，借记业务活动费用——租赁费，同时预算会计无需重复处理。以半年租期为例，每月摊销分录为：借：业务活动费用——租赁费 20,000
贷：预付账款——房屋租赁 20,000
这种处理方式既符合费用配比原则，又能清晰反映预算执行进度。
特殊事项处理需要重点关注三个方面。其一，押金支付应通过其他应收款科目核算；其二，包含物业费、水电费的租赁合同需拆分核算，将代垫费用计入其他应付款；其三，涉及跨年度租赁需在年末通过预提费用科目调整未摊销金额。例如支付押金2万元时：借：其他应收款——房屋押金 20,000
贷：零余额账户用款额度 20,000
预算管理与核算衔接要求建立双维度记录体系。财务会计侧重反映资产负债变动，预算会计跟踪预算执行情况。会计人员需每月核对预付账款余额与预算指标剩余额度，确保不超支。年度决算时，未摊销完的预付账款应在财务报表附注中披露待摊期限及剩余金额。
实务操作中常存在三个误区：一是将全年租金直接计入当期费用，违反会计分期假设；二是忽略押金的资产属性，错误计入费用科目；三是未按规定取得合规票据，导致审计风险。建议建立租赁合同台账，设置摊销提醒机制，并定期与出租方核对往来款项。对于无法取得发票的特殊情况，应及时向财政部门报备并完善替代凭证。
