费用暂支是企业日常运营中常见的资金预付场景，其核心在于通过权责发生制实现资金流动与会计期间的精准匹配。当员工因公务需要预支款项时，企业需通过规范的会计分录记录债权债务关系，并在后续报销环节完成费用确认与资金清算。这一流程涉及其他应收款、库存现金等关键科目，既要保障财务数据的准确性，也要符合内部控制要求。
费用暂支的初始处理
当企业向员工预付差旅费或其他公务款项时，需明确该资金属于短期债权。根据《企业会计准则》，应通过其他应收款科目核算：借：其他应收款——XX员工
贷：银行存款/库存现金
例如预支差旅费5,000元时，直接反映为对员工的债权增加与货币资金减少。这一阶段需注意：①借款需经审批并留存凭证；②金额应与预算或申请单一致，避免超支风险。
报销环节的账务调整
员工完成公务后提交报销单据，财务部门需根据实际发生费用进行核销。若报销金额与预支款一致：借：管理费用/销售费用——差旅费
贷：其他应收款——XX员工
若存在差额，需通过库存现金科目调整。例如预支5,000元，实际报销4,800元且余款退回：借：管理费用——差旅费 4,800
借：库存现金 200
贷：其他应收款——XX员工 5,000
这一操作需关注：①费用归属期间应与业务发生期一致；②报销凭证需包含发票、行程单等原始单据。
特殊场景的会计处理
当发生预支款未完全使用且员工未及时归还时，企业需根据内部控制制度处理。例如员工离职且余款无法收回：借：管理费用——坏账损失
贷：其他应收款——XX员工
此情况需在财务报表附注中披露坏账核销原因，并评估是否需计提坏账准备。此外，若预支款项涉及跨年度报销，需在年末通过暂估分录确认当期费用，次年取得发票后再行调整。
内部控制与税务风险防范
规范的费用暂支流程需建立多重控制机制：①借款申请需经部门负责人审批；②财务部门需定期清理长期挂账的其他应收款；③报销时需严格审核票据真实性，避免虚报费用。税务层面需注意：预付款项不涉及增值税进项税额抵扣，正式报销时需取得合规发票方可确认进项税。例如咨询费预支后取得增值税专用发票，需补充分录：借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：管理费用——咨询费（红字冲减）
这一调整确保税费核算符合税法要求。
如何平衡资金预支效率与财务风险管控？企业需通过制度设计、系统化审批流程和定期审计，实现费用暂支业务的全周期管理，既保障业务顺畅运行，又维护财务数据的真实性与合规性。
