员工补缴医保的会计处理需区分单位承担部分和个人代扣部分，并依据补缴时间是否跨年度选择对应的损益科目。由于医保属于社会保险的组成部分，其核算需通过应付职工薪酬、其他应收款等科目反映资金流动，同时涉及费用归属部门的科目分配。以下从补缴操作、费用计提、工资扣回、跨期调整四个维度展开说明，并结合实际场景细化分录逻辑。
补缴医保时的资金支付分录
当企业实际向社保机构补缴医保时，需将单位应承担部分和个人代扣部分分别列支。其中，单位部分通过应付职工薪酬——社保费核算，个人部分作为企业代垫款项计入其他应收款。完整分录为：
借：应付职工薪酬——社保费（单位部分）
借：其他应收款——社保费（个人部分）
贷：银行存款
该处理体现了资金流出与企业负债的同步减少，且其他应收款需在后续工资发放时与员工结算。
补缴费用的计提与分摊处理
若补缴涉及往期未计提的医保费用，需根据员工所属部门补提费用。例如，管理部门人员补缴分录为：
借：管理费用——社保费（或销售费用、生产成本等科目）
贷：应付职工薪酬——工资（补发部分）
贷：应付职工薪酬——社保费（单位部分）
此处需注意，应付职工薪酬——工资科目用于归集补缴期间员工应发工资的差额，而管理费用等科目需与员工实际岗位匹配。
工资发放时个人部分的扣回操作
企业从员工工资中扣除补缴的医保个人部分时，需冲减其他应收款。典型分录为：
借：应付职工薪酬——工资（应发总额）
贷：其他应收款——社保费（个人部分）
贷：银行存款（实发工资）
此操作将代垫款项与工资发放合并处理，避免重复挂账。若员工工资不足以抵扣代垫款，可转为其他应付款科目过渡。
跨年度补缴的特殊调整方法
当补缴涉及以前年度时，需通过以前年度损益调整科目追溯核算。例如补缴2024年医保的分录为：
借：以前年度损益调整
贷：应付职工薪酬——社保费
完成调整后，需将以前年度损益调整余额转入留存收益科目：
借：利润分配——未分配利润
贷：以前年度损益调整
此方法遵循权责发生制原则，确保损益归属期准确。
在实操中还需注意：医保费作为劳动保险费范畴，其支付凭证需包含工资表复印件（加盖公章）、劳动合同等材料；若补缴员工此前未纳入工资体系，需重新制作工资表并同步调整个税申报数据。通过上述分层处理，既能满足会计准则对费用匹配的要求，又能清晰追踪资金流向。
