现金付讫作为企业日常支付的重要方式，其会计处理需严格遵循复式记账原则，核心在于准确反映库存现金的减少与对应科目变动。实务中需根据业务类型选择具体科目，例如支付货款对应应付账款，报销费用则涉及管理费用或销售费用等科目。为确保账务清晰，所有现金支付需在凭证上加盖“现金付讫”章，并附相关单据支撑经济业务的真实性。
一、基础分录结构与核心原则
现金付讫的本质是资产类科目库存现金的减少，会计分录需体现“一借一贷”的平衡关系。其通用公式为：借：负债/费用类科目（如应付账款、管理费用）
贷：库存现金
例如企业支付上月采购货款5,000元时：借：应付账款——XX供应商 5,000
贷：库存现金 5,000
此分录表明企业用现金清偿债务，库存现金减少的同时负债科目应付账款同步核销。
二、典型业务场景的分录处理
支付日常费用
当企业用现金支付行政费用时，需根据费用性质选择科目：借：管理费用（如办公费） / 销售费用（如差旅费）
贷：库存现金
例如报销市场部差旅费3,000元：借：销售费用——差旅费 3,000
贷：库存现金 3,000
此时需附差旅费报销单及发票作为原始凭证。预借备用金处理
员工预借差旅费时形成债权关系，会计分录为：借：其他应收款——XX员工
贷：库存现金
例如预支6,000元：借：其他应收款——张三 6,000
贷：库存现金 6,000
后续员工凭票据报销时，按实际支出金额冲抵其他应收款，差额通过库存现金调整。
三、操作流程与风险控制
规范操作步骤
- 审核原始单据（合同、发票）确保业务真实
- 填写付款凭证并加盖“现金付讫”章
- 登记现金日记账实时更新余额
- 月末与总账核对，确保账实相符
关键控制点
- 限额管理：单笔现金支付需符合《现金管理暂行条例》要求
- 凭证完整性：收据需包含收款方签字、用途说明及金额大写
- 定期盘点：每日终了清点现金，编制现金盘点表核对差异
四、特殊情形处理与注意事项
现金折扣业务
若供应商提供现金折扣，需区分折扣金额与实付金额：借：应付账款（全额）
贷：财务费用（折扣部分）
贷：库存现金（实付金额）
例如应付账款10,000元，享受2%折扣后支付9,800元：借：应付账款 10,000
贷：财务费用 200
贷：库存现金 9,800
此处理需在合同中明确折扣条款。错账调整
发现现金短缺时，通过待处理财产损溢科目过渡：借：待处理财产损溢
贷：库存现金
查明原因后转入管理费用（人为失误）或追究责任人。
