企业在经营中为其他单位或个人垫付货款属于常见业务，其会计处理需遵循权责发生制原则，通过其他应收款科目准确反映资金流向。这类业务的核心在于明确债权关系，既要保证资金安全，又要符合增值税发票管理和会计准则要求，同时需注意原始凭证的完整性与合规性。
垫付货款的基本分录需区分资金流出与收回两个阶段：
- 垫付时的会计分录为：借：其他应收款——XX单位/个人
贷：银行存款/库存现金
该步骤需附上银行转账凭证或现金付款证明，并与采购合同或委托协议匹配，确认垫付行为的合规性。 - 收回垫付款时则反向操作：借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款——XX单位/个人
若涉及利息收入，需单独确认财务费用或其他业务收入，并开具相应票据。
特殊业务场景的处理需结合交易实质调整分录：
- 若垫付款项最终转为采购成本，例如代供应商垫付后确认商品入库：借：库存商品/原材料
应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：其他应收款——XX供应商 - 若垫付后需向客户收取，则通过应收账款科目过渡：借：应收账款——XX客户
贷：其他应收款——XX单位
此场景需特别注意发票流向，若运费发票直接开具给客户，需通过原始凭证交接实现税务合规。
内部控制与风险防范是垫付业务的关键：
- 建立备用金制度，通过「其他应收款——备用金」科目预拨资金，避免频繁垫付造成现金流压力。
- 定期执行坏账测试，对长期未收回的垫付款计提信用减值损失，并保留催收记录作为审计依据。
- 严格审核垫付申请单据，要求提供采购订单、物流单据等证明业务真实性的文件。
从税务管理角度，需注意：
- 垫付货款若涉及增值税专用发票，需确保发票抬头与资金流向一致，避免进项税额无法抵扣。
- 为员工垫付的采购款需在报销时取得合规票据，否则可能被认定为工资薪金或福利费，影响企业所得税税前扣除。
通过规范的账务处理和健全的内部控制，企业既能清晰反映债权债务关系，又能有效防范资金风险，为财务决策提供可靠依据。
版权：本文档内容版权由作者发布，如需转发请联系作者本人，未经授权不得擅自转发引用，转载注明出处。
