现金运费作为企业经营活动中常见的经济业务，其会计处理需要根据业务场景和税务要求精准匹配科目。运费支付方的会计分录通常涉及成本费用类科目与进项税额的协同核算，而现金支付方式直接影响贷方科目选择。以下从核心场景出发，结合会计准则与实务操作，系统梳理不同情形下的分录规则。
一、销售环节的运费处理当企业为销售商品支付运费时，该费用属于销售活动直接成本。根据《企业会计准则》规定，需计入销售费用科目，同时涉及增值税进项税额的分摊。例如支付现金运费500元（含可抵扣进项税额45元）：借：销售费用-运费 455
借：应交税费-应交增值税（进项税额）45
贷：库存现金 500
此场景下，运费发票需符合增值税抵扣条件，运费单据作为原始凭证需完整留存。
二、采购环节的成本归集若运费发生在原材料采购阶段，根据存货成本核算原则，运费应计入材料采购成本。例如购入原材料支付现金运费800元（含可抵扣税额56元）：借：原材料 744
借：应交税费-应交增值税（进项税额）56
贷：库存现金 800
此处理方式遵循《企业会计准则第1号——存货》第六条，将可归属于存货采购的运输费纳入成本核算。
三、管理费用的确认标准当运费支出与行政管理活动相关时（如管理部门设备运输），应计入管理费用科目。假设支付现金运费300元（含税额21元）：借：管理费用-运费 279
借：应交税费-应交增值税（进项税额）21
贷：库存现金 300
需注意区分该运费是否属于日常管理必要支出，避免与生产性费用混淆。
四、代垫运费的特殊处理在购销业务中代垫运费时，若后续可收回款项，需通过应收账款科目过渡。代垫现金运费1000元的分录为：借：应收账款 1000
贷：库存现金 1000
待收回代垫款时再冲减应收账款。若最终由企业自行承担，则需转入销售费用或营业外支出。
五、运输企业的收入确认对于专业运输企业，收取现金运费属于主营业务收入。例如收到运输款2000元（含销项税额180元）：借：库存现金 2000
贷：主营业务收入 1820
贷：应交税费-应交增值税（销项税额）180
此情形需单独设置运输收入明细科目，严格区分于其他业务收入。
实务操作中需特别注意三个要点：一是增值税专用发票的认证时效，需在360日内完成抵扣；二是现金支付凭证的完整性，要求附有运输合同、签收单等佐证材料；三是费用归属判断标准，建议建立《运费核算指引》明确不同业务场景的科目归属规则。对于同时涉及多环节的混合性运费支出，可采用费用分摊法按业务量比例进行分配。
