外购商品自用的会计处理核心在于区分商品用途与增值税处理规则。根据《增值税暂行条例》及企业所得税规定，当外购商品用于职工福利、业务招待现场消费或非经营性赠送时，其税务性质与会计科目选择存在显著差异。例如，职工福利场景需关注进项税额转出，而礼品赠送可能触发视同销售的增值税义务。以下将结合不同场景拆解分录逻辑与涉税风险。
一、用于职工福利或业务招待现场消费
当外购商品用于集体福利或现场招待时，增值税不得抵扣进项税，且企业所得税需作视同销售调整。具体流程如下：
- 购入阶段确认商品价值与可抵扣税额：借：库存商品（含税价）
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款/应付账款 - 领用阶段需转出已抵扣税额并结转成本：借：应付职工薪酬/管理费用（业务招待费）
贷：库存商品（账面价值）
贷：应交税费——应交增值税（进项税额转出）
此场景需注意：若商品购入时已明确用于福利用途，部分观点认为应直接按价税合计计入应付职工薪酬，无需单独确认进项税额。但主流处理仍建议先抵扣后转出，以保持账簿勾稽关系。
二、用于对外无偿赠送
当商品用于交际应酬无偿赠送时，增值税需按视同销售计提销项税，同时企业所得税需调整视同销售收入。分录要点包括：
- 购入分录与福利场景一致
- 赠送时确认销项税与费用支出：借：管理费用（业务招待费）
贷：库存商品（成本价）
贷：应交税费——应交增值税（销项税额）（公允价值×税率）
此处关键差异在于需按市场公允价值而非成本价计算销项税。例如赠送成本100元、市价150元的商品（税率13%），需计提19.5元销项税，这将直接影响当期损益。
三、随主商品附赠的促销场景
作为折扣销售的附赠商品，增值税与企业所得税均不视同销售，但需按公允价值比例分摊收入。典型处理流程：
- 采购赠品单独核算：借：库存商品——赠品
借：应交税费——进项税额
贷：银行存款 - 组合销售时拆分收入：借：应收账款
贷：主营业务收入——主商品（收入分摊）
贷：主营业务收入——赠品（收入分摊）
贷：应交税费——销项税额（总售价×税率） - 结转成本时同步核销：借：主营业务成本
贷：库存商品——主商品
贷：库存商品——赠品
该处理要求发票必须明确标注折扣信息，否则可能被认定为无偿赠送而触发视同销售风险。收入分摊公式为：单件收入=总售价×（该商品公允价值/总公允价值）。
四、特殊注意事项
- 运输损耗处理：定额内损耗可抵扣进项税，超耗部分需转出。例如运输损耗商品成本5000元（税率13%），超耗部分需转出650元进项税：借：待处理财产损溢
贷：库存商品
贷：应交税费——进项税额转出 - 科目设置规范：建议单独设置外购商品科目核算，借方登记实际成本，贷方反映领用或销售成本。月末借方余额反映库存商品实际成本，便于税务稽查时快速核验。
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