教材费的会计处理需根据业务场景和用途进行区分，核心在于判断其属于主营业务成本、销售费用还是职工教育经费的范畴。例如，培训机构将教材作为课程配套产品直接销售时，需确认收入并结转成本；若教材用于内部员工培训，则可能涉及应付职工薪酬科目的计提与核销。此外，增值税处理和企业所得税扣除标准等税务要素也会影响分录编制。
对于主营业务相关的教材费，当教材作为培训课程的核心成本时，会计分录需体现收入与成本的配比原则。例如培训机构销售教材时：
借：银行存款/现金
贷：主营业务收入——教材费
同时，若教材为外购或自制库存商品，需同步结转成本：
借：主营业务成本——教材费
贷：库存商品——教材。若教材为自行印刷且与课程绑定赠送，则直接计入主营业务成本：
借：主营业务成本
贷：银行存款。
在职工教育经费场景中，企业为员工购买培训教材需通过应付职工薪酬科目核算。例如计提职工教育经费时：
借：管理费用/销售费用——职工教育经费
贷：应付职工薪酬——职工教育经费
实际购买教材时：
借：应付职工薪酬——职工教育经费
贷：银行存款
若教材属于低值易耗品，还需增加资产科目：
借：周转材料——低值易耗品
贷：银行存款。
代收代付性质的教材费需特别注意税务处理。例如培训机构代收教材费后支付给供应商，若为一般纳税人且教材费与课程独立核算：
借：银行存款
贷：其他应付款——代收教材费
支付供应商时：
借：其他应付款——代收教材费
贷：银行存款
同时需按增值税税率确认销项税额：
借：应交税费——应交增值税（销项税额）
贷：银行存款。
特殊场景如福利性教材支出（如儿童节赠书）或党务学习用书，则需计入管理费用下的细分科目：
- 福利费场景：
借：管理费用——福利费
贷：银行存款 - 党务学习场景：
借：其他应付款——党务支出
贷：银行存款。
实务操作中还需关注税务合规性。例如职工教育经费中的教材费在所得税前扣除时，需符合工资总额8%的比例限制，而用于职工福利的教材费若取得增值税专用发票，其进项税额不得抵扣。此外，一次性支付多期教材印刷费用需通过预付账款分摊，避免成本确认失真。
