企业日常经营中可能因政策调整、计算误差或员工离职等原因产生社保费退回，这类业务的会计处理需要遵循权责发生制和实质重于形式原则。根据社保费退回的不同场景，会计分录需区分单位承担部分与个人承担部分，并结合原计提缴纳流程进行反向调整，确保资产负债科目与损益科目的准确匹配。以下从三种典型情形展开具体分析：
一、已计提且缴纳后退回单位社保费
- 冲回原计提分录：若企业已通过应付职工薪酬科目计提单位社保费用，需用红字冲减原计提金额
借（加粗）：管理费用—社保费（红字）
贷（加粗）：应付职工薪酬—单位社保费（红字）
该操作可消除原计入成本的费用。 - 记录银行退款：实际收到社保机构退回款项时
借（加粗）：银行存款
贷（加粗）：应付职工薪酬—单位社保费
此时应付职工薪酬科目余额减少，体现负债的清偿。
二、未计提直接缴纳后退回单位社保费
- 直接冲减费用科目：若企业未预先计提而直接缴纳社保费
借（加粗）：银行存款
贷（加粗）：管理费用—社保费（红字）
或计入其他收益科目反映非经营性收入。 - 实务注意点：需核查原缴纳凭证，确保冲销金额与退回金额一致，避免重复确认费用。
三、个人社保费退回的会计处理
- 冲回代扣分录：原发放工资时已扣除个人社保部分
借（加粗）：应付职工薪酬—工资（红字）
贷（加粗）：其他应付款—个人社保费（红字）
该操作撤销代扣负债。 - 退还员工流程：将退回资金支付给员工时
借（加粗）：其他应付款—个人社保费
贷（加粗）：银行存款
需同步更新个人所得税申报数据，避免代扣代缴义务履行异常。
核心原则贯穿始终的是科目对应关系的严谨性。例如其他应收款适用于企业垫付资金的情形，而其他应付款适用于代扣未缴场景。实务中还需注意：若退回涉及跨年度损益，需通过以前年度损益调整科目处理；对于政策型减免（如疫情期间社保减免），退回金额可直接计入营业外收入。建议企业建立社保台账跟踪每笔缴纳与退回记录，确保会计处理与业务实质的高度契合。
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