在企业日常运营中，员工因公用车垫付油费是常见场景，这类经济业务需要通过规范的会计处理确保账务清晰。员工垫付行为本质上形成企业短期负债，需通过其他应付款科目核算，同时根据油费受益对象匹配对应的成本费用科目。下文将从垫付发生、费用确认、资金偿付三个环节展开具体说明。
第一环节：油费垫付发生时当员工使用个人资金垫付公务用车的油费时，企业需根据车辆使用部门确定费用归属。若车辆属于行政管理部门使用，应计入管理费用；若为销售部门业务用车，则归入销售费用。此时形成企业对员工的债务关系，会计分录需同步反映经济实质：借：管理费用/销售费用-车辆费用
贷：其他应付款-XX员工
第二环节：费用单据审核与入账员工提交油费发票与《费用报销单》后，财务部门需重点审核两项内容：一是票据的真实性与合规性，包括增值税专用发票的进项税额是否可抵扣；二是费用归属部门是否准确。若企业采用一般计税方法，需将可抵扣的进项税额单独列示：借：管理费用/销售费用-车辆费用（不含税金额）
借：应交税费-应交增值税（进项税额）
贷：其他应付款-XX员工（价税合计金额）
第三环节：资金偿付操作完成审批流程后，企业通过银行转账或现金支付方式归还员工垫付款。此时需注意支付方式与前期垫付渠道的匹配性。若员工通过个人银行卡垫付，建议采用对公账户转账以保留资金流水痕迹：借：其他应付款-XX员工
贷：银行存款/库存现金
对于高频次发生的油费垫付，建议企业建立备用金制度优化流程。财务部门可核定部门油费额度，通过其他应收款-备用金科目预拨资金，员工在额度内先行支取。这种模式下，垫付环节的会计分录调整为：借：其他应收款-备用金
贷：银行存款
实际发生油费时直接冲减备用金，避免频繁挂账。但需注意备用金制度需配套完善的报销时限规定，建议每月25日前完成当月费用核销，确保期末账实相符。
