企业在日常经营中常遇到员工因公垫付费用的情况，例如差旅费、办公用品采购、客户服务垫款等。这类经济行为需要通过规范的会计分录准确记录，既要反映资金流动，又要避免税务风险。根据垫付场景的不同，会计处理需匹配对应的科目和流程，核心涉及其他应付款、其他应收款及费用类科目的灵活运用。
对于员工自行垫付费用后的报销流程，通常分两步操作。当员工先行支付费用时，企业需根据费用性质确认受益对象，例如差旅费计入管理费用，销售业务相关费用计入销售费用。此时会计分录为：
借：管理费用——差旅费/销售费用——业务费
贷：其他应付款——XX员工
待员工提交发票完成报销后，冲减负债科目：
借：其他应付款——XX员工
贷：库存现金/银行存款
这一流程确保费用归属期与资金流出期匹配，同时保留完整的原始凭证链。
若企业采用备用金制度，则需通过其他应收款——备用金科目管理预支资金。拨付备用金时：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
员工使用备用金后，核销实际支出：
借：管理费用/销售费用
贷：其他应收款——备用金
期末收回未使用部分时反向冲回。该方式简化了频繁垫付场景下的核算，但需注意备用金账户的定期对账与余额控制。
涉及客户或第三方的垫付行为需区分资金性质。例如员工代客户支付运费时：
借：应收账款——某客户
贷：银行存款/库存现金
收回垫付款项时：
借：银行存款
贷：应收账款——某客户
此类操作将代垫款纳入债权管理，避免与企业自有费用混淆。若垫付与销售业务直接关联，还需同步确认收入及税费。
特殊情形如垫付社保费或材料款时，需结合业务实质选择科目。员工代垫单位承担的社保部分：
借：应付职工薪酬——社会保险费
贷：库存现金
代垫材料采购款则通过其他应付款过渡：
借：原材料
应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：其他应付款——XX员工
此类处理需特别注意发票开具方与实际付款方的一致性，防范进项税额抵扣风险。
实务中常见错误包括简化分录导致凭证缺失，例如直接将报销款贷记银行存款而跳过其他应付款科目。规范的会计分录应遵循“费用确认”与“资金清算”分离原则，完整保留垫付、报销两环节的痕迹。同时需警惕频繁公转私引发的税务预警，确保每笔资金流动均有合法依据支持。通过严谨的会计处理，既能清晰反映经济实质，又能为企业构筑合规防线。
