在企业的日常经营中，现金支出凭单作为重要的原始凭证，其对应的会计分录需要根据具体业务场景准确编制。根据会计准则要求，任何涉及库存现金减少的经济活动，都必须遵循"贷方记现金减少，借方记相关科目增加"的基本原则。不同类型的现金支出对应着不同的会计科目处理方式，以下将从实务操作角度详细解析常见业务的处理规则。
一、费用性支出的处理
当企业使用现金支付日常经营费用时，需根据费用性质选择对应的科目。例如支付办公用品采购款时：借：管理费用——办公费
贷：库存现金
该处理规则适用于水电费、差旅费等常规费用。若涉及销售部门费用，则借记销售费用科目。需要特别注意的是，小额零星支出可直接使用现金结算，但需确保取得合法有效的原始凭证作为附件。
二、往来款项支付的核算
针对应付款项的现金支付包含三种典型场景：
- 支付职工薪酬时：
借：应付职工薪酬
贷：库存现金 - 清偿供应商货款时：
借：应付账款
贷：库存现金 - 退还客户押金时：
借：其他应付款
贷：库存现金
此类交易需特别注意核对合同条款与付款审批单据，确保往来科目余额的准确性。
三、备用金管理的特殊处理
企业设立备用金制度时，需建立专门的核算流程：
- 提取备用金：
借：库存现金
贷：银行存款 - 使用备用金支付费用后补足：
借：相关费用科目
贷：库存现金
该制度允许在定额范围内直接核销费用，无需逐笔登记现金变动。但需定期进行现金盘点，确保账面与实际库存一致。
四、差旅费预借与报销的完整流程
该业务涉及多个会计科目的联动处理：
- 员工预借差旅费：
借：其他应收款——个人
贷：库存现金 - 实际报销时：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——个人 - 差额处理：
- 退回多余现金时：
借：库存现金 - 补付不足部分时：
贷：库存现金
该流程要求完整保存交通票据、住宿发票等原始凭证，并在报销单注明费用明细。
五、现金清查异常的调整处理
当出现现金短缺时，需分步骤处理：
- 发现短缺时：
借：待处理财产损溢
贷：库存现金 - 查明原因后：
- 责任人赔偿：
借：其他应收款 - 无法查明原因：
借：管理费用
贷：待处理财产损溢
值得注意的是，所有调整必须经过书面审批程序，并在会计凭证后附盘点表、情况说明等证明材料。
在具体操作中，会计人员需重点关注以下要点：首先，必须确保每笔现金支出都有对应的合法原始凭证，包括发票、收据、审批单等；其次，金额书写要严格遵循"大小写一致、不得涂改"的原则；最后，涉及多部门协作的业务，需完善审批流程，明确经手人、审批人的责任。通过规范化的会计处理，既能保证财务信息的可靠性，又能为企业现金流管理提供有效支持。
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