在企业经营活动中，代垫付业务涉及其他应收款和其他应付款两大核心科目的灵活运用。这类交易既包括员工与公司之间的资金往来，也涵盖母子公司、企业与企业间的代垫行为。正确处理这类业务的会计分录，需根据垫付主体、资金流向和业务实质进行科目匹配，同时要注意原始凭证的完整性和税务合规性。
员工垫付款项的处理需区分即时报销与延迟支付。当员工预先垫付差旅费后直接报销时，应通过借：管理费用——差旅费和贷：库存现金完成核算。若企业选择延迟支付，则需设置过渡科目：报销时借记管理费用，贷记其他应付款——员工，实际支付时再冲减负债科目。对于长期需要备用金的员工，应建立其他应收款预支机制，报销时按实际支出调整该科目余额。
公司间代垫业务需遵循独立法人核算原则。母公司为子公司垫付费用时，垫付方应记录借：其他应收款——代垫XX子公司款和贷：银行存款，而被垫付方需同步确认费用和负债，通过借：管理费用和贷：其他应付款——应付XX母公司进行核算。代垫运费等特定业务需注意增值税处理，支付时通过预付账款核算，收回时转为应收账款，确保进项税额与销项税额的准确匹配。
特殊场景下的代垫处理需关注业务实质。企业为外部单位代垫款项时，支付阶段应借记其他应收款，收回时再冲销该科目。若涉及代扣代缴社保等行为，需在应付职工薪酬科目下设置明细科目，通过借：应付职工薪酬和贷：其他应收款完成资金流转的核算。对于股东代偿债务的特殊情况，应视同资本性投入，通过资本公积科目处理。
凭证管理与税务合规是代垫业务的关键环节。所有代垫交易必须附有经审批的原始单据，包括发票、验收单和审批记录。增值税专用发票需单独标注进项税额，企业所得税汇算时需核实代垫费用的真实性。涉及关联方代垫的，需特别注意转让定价风险，确保交易价格符合独立交易原则。
通过规范使用其他应收款和其他应付款科目，企业既能清晰反映资金往来关系，又能满足会计准则和税务监管要求。实际操作中应根据业务类型建立标准化的审批流程，定期核对往来款项余额，避免长期挂账引发的财务风险。
