如何正确处理企业与个人之间的采购款往来会计分录？

企业在向个人支付采购款项时，需根据交易实质选择对应的会计科目。由于个人不同于法人主体，这类业务通常涉及预付账款、其他应收款或其他应付款等往来科目，且需特别注意税务合规性和交易凭证管理。本文将结合不同场景，系统梳理涉及个人的采购款会计分录操作要点。

场景一：预付个人采购款

当企业向个人预付采购款时，资金尚未形成实际采购行为，需通过预付账款科目核算。例如，企业通过银行转账预付张三5,000元用于采购原材料：借：预付账款——张三 5,000
贷：银行存款 5,000
待实际收到货物并验收合格后，需将预付账款转为采购成本。若该批原材料含税价5,000元且未取得增值税专用发票，则：借：原材料 5,000
贷：预付账款——张三 5,000
需要强调的是，个人通常无法提供增值税专用发票，因此进项税额无法抵扣，采购成本需全额计入原材料。

场景二：货到付款的个人采购

若企业与个人采用现款现货模式，需区分以下两种情况：

1. 直接支付货款
   借：库存商品/原材料（采购金额）
   贷：银行存款（支付金额）
   例如购买李四提供的包装材料8,000元：借：原材料 8,000
   贷：银行存款 8,000

2. 挂账后支付
   当先收货后付款时，需通过应付账款核算：借：库存商品 10,000
   贷：应付账款——王五 10,000
   实际支付时：借：应付账款——王五 10,000
   贷：银行存款 10,000

场景三：特殊往来处理

1. 个人垫资采购
   员工代垫采购款时，需通过其他应付款核算：借：库存商品 6,000
   贷：其他应付款——员工姓名 6,000
   报销时：借：其他应付款——员工姓名 6,000
   贷：库存现金 6,000

2. 无法取得发票的处理
   若个人无法提供合法票据，企业需将采购成本计入费用科目，但需注意：

• 金额超过800元需代扣个人所得税
• 年度汇算时该费用可能被税务调整例如支付赵六技术服务费12,000元：借：管理费用 12,000
  贷：银行存款 10,560
  贷：应交税费——个人所得税 1,440

核算要点提示

1. 往来科目管理
   建议按供应商姓名设置明细科目，定期核对余额。对于长期挂账的款项，应及时清理避免税务风险。

2. 凭证管理规范
   需保存以下原始凭证：

• 采购合同或协议
• 个人收款收据（含身份证信息）
• 银行转账凭证
• 货物验收单

3. 税务处理要点
   支付给个人的采购款若超过增值税起征点（按月5,000元/按次300-500元），需代开增值税普通发票。未按规定取得发票的支出，企业所得税前不得扣除。