发票报销的会计处理是企业日常核算的重要环节，涉及权责发生制原则、费用归属以及税务合规性等核心问题。根据发票类型、费用性质及报销时点的差异，会计分录呈现多样化特征，需结合业务场景与财税规定精准判断。下文将围绕常见场景展开分析，帮助财务人员掌握规范操作要点。
差旅费报销是最典型的场景之一。若员工未预支备用金直接报销，需根据费用类型拆分核算：借：销售费用——差旅费
贷：银行存款
例如报销5000元差旅费时，需将住宿费专票的120元进项税额单独列示，其余费用计入差旅费科目。若存在预支备用金，则通过其他应收款科目过渡：
- 预支时：
借：其他应收款——员工
贷：银行存款 - 报销时根据金额差异处理：
- 报销金额≤预支：冲抵借款并退回余款
- 报销金额＞预支：补付差额
跨期报销需注意费用归属期间。对于上月已发生但本月才报销的费用：
- 若上月已预提：
借：应付账款
贷：银行存款 - 若未预提：
借：管理费用
贷：应付账款
同时需补记上月费用，确保符合权责发生制。跨年度报销需追溯调整原会计期间损益，涉及所得税申报调整。
特殊费用处理需匹配对应科目：
- 餐饮费根据用途计入差旅费（差旅途中）、福利费（员工聚餐）或业务招待费（客户接待）
- 会议费需附会议通知、签到表等证明材料
- 超标费用通过其他应收款挂账，后续从工资扣回
增值税处理是专票报销的关键：
- 已认证专票直接抵扣：
借：应交税费——应交增值税（进项税额） - 未认证专票暂挂：
借：应交税费——应交增值税（待认证进项税额）
待认证后转入进项税额科目。需注意旅客运输服务按票面金额计算抵扣，餐饮等普通发票不可抵扣。
附件管理直接影响凭证合规性，必须包含：
- 费用报销单
- 原始发票及行程单
- 差旅审批单
- 银行回单或现金收据
电子发票需保存PDF源文件，避免重复报销。
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