在会计实务中，会计分录必须依托规范的记账凭证载体才能实现有效记录。记账凭证作为会计信息系统的核心工具，其分类和使用规则直接影响财务数据的准确性和核算效率。根据经济业务性质差异，凭证选择需遵循复式记账原理和会计恒等式，既要满足业务实质的客观反映，也要符合内部控制与会计准则的双重要求。
专用记账凭证体系下存在三种基础类型。收款凭证专用于货币资金收入业务，例如企业收到客户货款时，需编制借：银行存款、贷：应收账款的分录，此时必须选用蓝色边框的收款凭证。付款凭证对应资金支出场景，如支付供应商货款时，借：应付账款、贷：银行存款的分录应记录在红色付款凭证中。而转账凭证适用于不涉及现金流的内部调整，例如计提固定资产折旧时，借：管理费用、贷：累计折旧的分录必须使用绿色转账凭证。这种颜色编码体系能显著降低凭证混淆风险，强化财务流程的视觉化管理。
通用记账凭证则为简化核算提供了灵活选择。中小企业常采用白色通用凭证统一处理各类业务，例如既可用它记录销售商品（借：应收账款、贷：主营业务收入），也可用于费用报销（借：销售费用、贷：库存现金）。这种方式打破了专用凭证的类别限制，但要求会计人员对业务性质具有更强的判断能力。值得注意的是，电子记账系统通常默认采用通用凭证模板，通过科目编码自动识别业务类型，实现智能化分类归档。
凭证填制的核心在于会计要素的精准匹配。以制造业采购业务为例，当企业同时支付货款和运费时，需分解经济实质：设备采购应记入固定资产，运输费用归集为制造费用。此时会计分录表现为借：固定资产、借：制造费用、贷：银行存款，对应的付款凭证须完整列示多科目借贷关系。这种处理方式既遵守了有借必有贷，借贷必相等的铁律，又为成本核算提供了清晰溯源路径。
特殊业务场景需要结合会计准则进行凭证创新。跨国企业处理外汇结算时，需在付款凭证增设汇率折算栏，同步记录原币金额与本位币金额。例如支付美元货款时，凭证应同时显示USD 10,000和CNY 68,500（汇率6.85），并在附注栏注明汇率波动对财务费用的影响。这种扩展型凭证设计既满足国际财务报告准则要求，又为税务申报提供了完整证据链。
