在日常经济业务中，代垫加油费是常见的往来款项处理场景。这类业务需要准确反映资金流向与费用归属，既要遵循有借必有贷，借贷必相等的记账规则，又需根据实际业务性质选择恰当的会计科目。对于新手会计而言，需特别注意权责发生制原则的应用，避免将代垫费用与自有费用混淆，同时要确保原始凭证的完整性以支撑分录的真实性。
处理代垫加油费的核心在于明确资金代付方与最终承担方的权责关系。假设A公司为B公司代付加油费1,000元（含税13%），此时A公司形成对B公司的债权。根据资产类科目增加记借方的原则，应通过其他应收款科目记录代垫款项，同时反映银行存款的减少。具体操作中需注意增值税专用发票的取得情况，若取得可抵扣进项税额的发票，需按价税分离处理。
会计记账公式应按照以下步骤构建：借：其他应收款—B公司 1,000元
贷：银行存款 1,000元
待B公司归还代垫款项时，反向冲销分录：借：银行存款 1,000元
贷：其他应收款—B公司 1,000元
若涉及增值税进项税额抵扣，需细化科目处理。例如取得价税合计1,000元的专用发票，其中不含税金额为884.96元（1,000 ÷ 1.13），税额115.04元。此时A公司若自行承担该费用，分录应调整为：借：管理费用—车辆使用费 884.96元
借：应交税费—应交增值税（进项税额）115.04元
贷：银行存款 1,000元
在实务操作中需重点防范三类常见错误。一是科目错用，如将代垫款项误记入"应付账款"而非"其他应收款"；二是借贷方向颠倒，混淆资产类与负债类科目的增减变动规则；三是附件缺失，未留存代付协议、加油发票复印件等关键凭证。特别提醒：若代垫费用长期挂账未收回，需按会计准则计提坏账准备，避免虚增资产。
对于复杂业务场景，建议采用五步编制法提升准确性。首先分析业务性质，确认属于代付往来款而非费用支出；其次确定涉及科目其他应收款和银行存款；第三步根据科目属性判断借贷方向；第四步计算金额时注意是否含税；最后通过借贷平衡验证确保分录正确。数字化时代可借助财务软件设置辅助核算项，对代垫单位进行明细管理，实现高效对账与账龄分析。
需要特别强调的是，代垫费用的会计处理直接影响企业财务报表的可靠性。若代垫方计划后续通过抵销应收应付款项结算，需在记账时备注业务关联信息。对于集团内部代垫，还需遵循合并报表的抵消规则，避免重复计量。会计人员在处理此类业务时，既要掌握基础分录编制技巧，更要培养全局视角，确保每笔分录都能精准反映经济实质。
