如何处理未收到发票的会计分录？

企业在经营中常遇到已发生费用或采购但未取得发票的情况，这类业务的会计处理需兼顾权责发生制和税务合规性要求。根据会计准则，无论发票是否取得，只要业务已实际发生且属于当期，就需及时入账；但税务层面需以合法凭证作为扣除依据。以下从会计处理流程、跨年调整及税务风险管控三个方面展开分析。

一、暂估入账的会计处理流程

对于未取得发票的业务，核心操作是暂估入账。以采购存货为例，具体步骤如下：

1. 暂估应付账款
   借：原材料/库存商品
   贷：应付账款—暂估应付账款
   此步骤需依据合同或入库单确认金额，且不得暂估增值税进项税额。若为小规模纳税人，暂估金额应含税。
2. 次月红字冲销
   借：原材料/库存商品（红字）
   贷：应付账款—暂估应付账款（红字）
   实务中，若发票延迟较久，可暂不冲销，待发票到达时一并处理。
3. 收到发票后正式入账
   借：原材料/库存商品
      应交税费—应交增值税（进项税额）
   贷：应付账款/银行存款

对于固定资产暂估，需额外注意：

• 达到预定可使用状态但未竣工决算的资产，按合同价暂估入账并计提折旧，竣工后调整账面价值但不追溯折旧；
• 若投入使用后12个月内取得发票，可调整计税基础。

二、跨年发票的特殊处理

若费用发生在当年但发票次年取得，需区分以下情形：

1. 汇算清缴前取得发票
   会计上无需调整分录，将发票附于原凭证后；税务上可直接税前扣除。
2. 汇算清缴后取得发票

• 会计处理：通过以前年度损益调整科目追溯入账（仅适用企业会计准则）：
    借：以前年度损益调整
    贷：应付账款
    同时调整所得税及未分配利润。
• 税务处理：需在5年内追补扣除，通过更正申报表实现。

示例：2024年12月支付广告费3万元，2025年1月取得发票。
2024年分录：
借：销售费用 3万元
贷：银行存款 3万元
2025年补充发票后，直接粘贴至原凭证。

三、税务风险与合规要点

1. 税前扣除凭证要求

• 汇算清缴结束前未取得发票的，需纳税调增，后续取得可追补扣除；
• 特殊情形（如对方注销）可凭合同、付款记录、物流单据等辅助材料扣除。

2. 小额零星支出的例外
   单次500元以下的支出，可用收款凭证+内部凭证入账并扣除。

3. 预付款项的处理
   若为预付性质（如跨年房租），先计入预付账款，实际摊销时再确认费用：
   借：预付账款
   贷：银行存款
   分摊时：
   借：管理费用
   贷：预付账款

四、总结与建议

企业应建立发票催收机制，规范暂估入账流程，避免跨年调整带来的复杂性。对于高频业务（如存货采购），建议月末集中清理暂估科目；对于固定资产，需同步跟踪竣工决算进度。税务层面需定期核查扣除凭证，充分利用追补扣除政策降低税负风险。通过会计与税务处理的协同，既能满足财务真实性要求，又能确保合规性。