企业的爱心基金通常涉及对外捐赠和员工捐赠代收两类场景。根据会计准则，这类支出属于非日常活动产生的经济资源流出，需通过营业外支出科目核算。其核心处理需兼顾会计规范与税法要求，例如公益性捐赠在年度利润总额12%内的部分可税前扣除。以下从不同场景展开具体操作要点：
一、企业对外捐赠的会计处理
现金捐赠
借：营业外支出——捐赠支出
贷：银行存款/库存现金
例如：甲公司捐赠20万元现金用于救灾，直接减少银行存款并计入营业外支出。实物捐赠（自产产品）
- 需确认视同销售：按市场价计算增值税销项税额
- 会计分录：
借：营业外支出——捐赠支出（成本+销项税额）
贷：库存商品（成本）
贷：应交税费——应交增值税（销项税额）
案例中乙公司捐赠成本10万元、市价12万元的服装，需计提1.56万元增值税，捐赠支出总额为11.56万元。
捐赠物资运输费用
运输费用并入捐赠支出总额核算：
借：营业外支出——捐赠支出
贷：银行存款（运输费用）
如丙公司捐赠食品并支付5,000元运费，需将运费与商品成本、销项税合并计入营业外支出。
二、员工捐赠代收的账务处理
代收员工捐款
- 收到时：
借：库存现金
贷：其他应付款——员工捐赠 - 转付时：
借：其他应付款——员工捐赠
贷：银行存款
该处理确保员工捐款不纳入企业收入，仅作为代收代付项目。
- 收到时：
企业配套捐赠
若公司对员工捐赠进行资金匹配，需将自付部分计入营业外支出：
借：营业外支出——捐赠支出
贷：银行存款
三、税务处理关键要点
扣除限额计算
公益性捐赠支出在利润总额12%内可税前扣除。例如：- 企业利润总额150万元，捐赠限额为18万元（150×12%），捐赠20万元时需调增2万元应纳税所得额。
视同销售的税务申报
实物捐赠需在税务申报中填报视同销售收入及成本。例如：市场价12万元的服装需按12万元确认收入，同时按10万元成本调减所得，避免重复纳税。凭证要求
需取得公益性捐赠票据或政府部门的接收证明，否则无法享受税前扣除。
四、特殊场景注意事项
员工困难补助
若爱心基金用于员工家庭救助，可能计入职工福利费：
借：管理费用——职工福利费
贷：银行存款
需注意福利费总额不超过工资总额14%的扣除限制。资产减值准备的结转
捐赠已计提减值的资产时，需同步转出减值准备：
借：资产减值损失（转销金额）
贷：存货跌价准备/固定资产减值准备
结语
爱心基金的会计处理需严格区分捐赠性质与资金流向，同时结合税法规定优化税务成本。实务中需注意：① 对外捐赠必须通过公益性组织或政府部门；② 代收员工款项需清晰核算避免混淆；③ 实物捐赠需完整记录成本与视同销售数据。通过规范处理，既能体现企业社会责任，又能保障财税合规性。
