代垫租金的会计核算应如何正确处理？

在企业的日常经营中，代垫租金业务涉及权责发生制原则与资产负债匹配要求。这类交易本质上是企业为其他主体暂时承担资金支付义务，核心在于准确区分债权属性与费用归属。根据业务场景差异，代垫租金可能涉及其他应收款、应收账款或职工薪酬等科目，其会计处理需结合支付对象、回收方式及税务影响综合考量。

对于单纯垫付行为，建议采用两步分录法。当企业为外部单位代垫租金时：借：其他应收款——代垫租金
贷：银行存款/库存现金
该分录通过其他应收款科目确认债权，同时反映资金流出。若垫付对象为关联方员工，根据《企业会计准则第9号——职工薪酬》，可将垫付款项纳入薪酬体系：借：其他应收款——员工垫款
贷：银行存款
借：应付职工薪酬——福利费
贷：其他应收款——员工垫款

回收环节的会计处理需区分资金来源。若通过业务往来冲抵：借：应收账款——客户
贷：其他应收款——代垫租金
主营业务收入（涉及价外费用时）
应交税费——应交增值税（销项税额）
直接收回现金则做反向冲销：借：银行存款
贷：其他应收款——代垫租金

特殊情形下的处理要点包括：

1. 长期垫付：超过一年的代垫租金应转入长期应收款科目，并按实际利率法确认利息收入
2. 价外费用认定：若代垫租金构成销售环节价外费用，需按13%税率计提销项税额
3. 坏账准备：对超过信用期的代垫款项，应按预期信用损失模型计提减值

税务处理需重点关注：

• 代垫租金若被认定为价外费用，需按主业务税率开具增值税发票
• 为员工垫付房租若纳入福利费，需在工资总额14%限额内税前扣除
• 关联企业代垫需遵循独立交易原则，避免被税务机关进行特别纳税调整

实务操作中建议建立代垫业务备查簿，详细记录垫付日期、金额、回收期限及关联合同编号。对于跨境代垫业务，还需遵循《国家税务总局关于非居民企业所得税管理若干问题的公告》要求，在支付环节完成税务备案及代扣代缴义务。