代缴医保作为企业日常运营中重要的社会保障支出，其会计处理需要精准区分单位与个人的责任边界。从费用计提、工资代扣到最终缴纳，每个环节都涉及应付职工薪酬与其他应收(付)款科目的联动运用，既要体现企业为员工承担的社会责任，也要确保代扣款项的合规流转。以下将从核心流程、关键科目及实务操作三个维度解析这一经济行为的会计逻辑。
一、计提环节：明确单位与个人的责任划分
企业每月需根据医保缴纳比例，将单位承担部分计入费用科目。此时管理费用——医疗保险（或其他对应部门费用科目）作为借方，反映企业当期经营成本；应付职工薪酬——医疗保险（单位部分）作为贷方，形成企业对医保机构的负债。这一步骤将企业应承担的社保义务纳入当期损益，符合权责发生制要求。
二、工资代扣：实现资金流动的中间过渡
从员工工资中扣除个人医保部分时，需通过应付职工薪酬——工资与其他应收(付)款科目完成资金划转：
借：应付职工薪酬——工资（应发总额）
贷：其他应收(付)款——医疗保险（个人部分）
此处的科目选择取决于企业操作模式：若在工资发放前已确定代扣金额，使用其他应付款更符合负债性质；若存在预缴或垫付情况，则其他应收款更能体现资金流向。值得注意的是，部分企业会通过应付职工薪酬——代扣个人社保进行过渡核算，但本质上仍属于代扣款项的中间环节。
三、缴纳环节：完成资金的实际支付
向医保机构缴纳时，需合并处理单位与个人部分：
借：应付职工薪酬——医疗保险（单位部分）
其他应收(付)款——医疗保险（个人部分）
贷：银行存款
这一分录同步冲销前期计提的负债科目，并消除代扣形成的债权债务关系。实务中需注意两点：一是缴费凭证需完整保存作为原始单据；二是单位部分与个人部分的金额需分别列示，避免混合核算导致的审计风险。
四、特殊场景的延伸处理
对于非正式员工的挂靠代缴业务，会计处理需脱离应付职工薪酬体系。收到挂靠人款项时借记银行存款，贷记其他应付款——代缴社保；实际缴纳时反向冲销该科目。此类业务需单独设置明细科目，确保与企业自有员工的社保核算严格区分。此外，若出现员工离职时工资不足以抵扣预缴医保的情况，应通过其他应收款——代扣个人社保单独挂账，并在后续追缴中调整相关科目。
整个处理流程的准确性依赖于三个关键控制点：一是缴费基数与比例的合规性，需严格遵循《社会保险法》第六十条要求；二是科目对应关系的清晰度，避免跨期混淆；三是凭证链的完整性，从工资表、代扣清单到缴费回执需形成闭环证据链。只有通过系统化的账务设计，才能既满足会计信息质量要求，又有效防控劳动用工风险。
