当企业发生报销少付的情况时，会计处理需根据差额性质、金额大小及后续处理方式灵活调整。这类业务通常涉及其他应收款、应付账款等科目，且需要结合税务合规性要求。具体场景可细分为员工预支备用金后报销不足、供应商结算差额、跨年度费用补报等情形，不同情形对应差异化的账务处理逻辑。
若员工预支备用金后实际报销金额小于预支金额，需通过其他应收款科目平衡差额。例如员工预支5,000元备用金，实际仅报销4,800元且含200元可抵扣进项税，则应作如下分录：借：销售费用—差旅费 4,600
借：应交税费—应交增值税(进项税额) 200
借：库存现金 200
贷：其他应收款—个人 5,000
该处理既体现费用归属，又通过库存现金科目反映员工退回的200元余款，确保资金流与票据流匹配。
对于供应商结算时出现的应付账款少付，若差额较小且双方约定后续补付，可暂挂往来科目。假设应付10,000元货款仅支付9,800元，差额200元拟下月补付：借：应付账款 9,800
贷：银行存款 9,800
待补付时再作：借：应付账款 200
贷：银行存款 200
若该差额涉及税务争议或合同变更，则需将差额转入其他应付款科目，待协商明确后冲销。
跨年度费用补报需特别注意损益归属期。例如2024年发生但未报销的1,000元差旅费，在2025年补报且已预缴200元企业所得税，应通过以前年度损益调整追溯处理：借：以前年度损益调整 1,000
贷：其他应付款 1,000
实际支付时：借：其他应付款 1,000
贷：银行存款 1,000
同时调整所得税影响：借：应交税费—应交所得税 200
贷：以前年度损益调整 200
最终结转至未分配利润：借：利润分配—未分配利润 800
贷：以前年度损益调整 800
此处理严格遵循权责发生制原则，避免当期损益失真。
实务操作中需重点把控三个维度：
- 金额判断标准：小额差异（通常低于应付金额5%）可采用简化处理，大额差异必须追溯原因并签订补充协议
- 票据完整性：所有调整必须附原始凭证复印件及情况说明，跨期票据需注明费用归属期间
- 税务合规性：涉及进项税额抵扣的差额需重新计算可抵税额，超认证期限的发票不得调整进项税
正确处理报销少付问题，既能保障会计信息质量要求中的可靠性与可比性，又可有效防范因账务调整不当引发的税务稽查风险。财务人员应建立多级审核机制，对异常差额实施专项分析，确保每笔调整有据可依、流程可溯。
