当工厂为员工或业务合作方垫付车费时，这类经济行为需要根据权责发生制原则进行会计处理。垫付行为本质上形成了企业对第三方的债权，同时涉及资金的实际流出。此类业务的核算需注意会计科目的准确选择和借贷平衡的合规性，具体操作可分为垫付与收回两个阶段。
在垫付车费的场景下，企业应当确认其他应收款科目。根据会计记账公式，此时银行存款减少对应应收账款增加，完整分录应为：
借：其他应收款——XX员工/单位
贷：银行存款/库存现金
该分录的核心在于明确资金流动方向：企业通过垫付行为形成对特定对象的应收债权，同时资产类科目中的货币资金相应减少。需要特别注意的是，其他应收款需设置明细科目以区分债务人，确保账务可追溯。
若后期成功收回垫付资金，会计处理需冲销原债权记录。此时资金重新流入企业，分录方向与垫付阶段相反：
借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款——XX员工/单位
这一操作实现了债权资产的清结，同时恢复企业的货币资金储备。实务中可能涉及以下特殊情况处理：若垫付车费最终由企业承担（如员工差旅报销），则需将其他应收款转入管理费用等费用科目，具体需结合企业费用报销制度执行。
从内部控制视角，此类业务需建立完整的审批与核销流程：
- 垫付申请需经部门负责人签字确认
- 财务部门审核垫付事由的合理性
- 建立备查簿登记垫付明细
- 定期清理长期挂账的应收款项
通过制度设计可有效防范资金挪用风险，同时确保会计信息质量的可靠性。对于频繁发生的垫付业务，建议设置备用金制度以提高操作效率。
在税务处理层面，需注意垫付车费可能涉及的增值税进项税额问题。若企业取得合规运输发票且业务属于增值税应税范围，可按规定进行税额抵扣。但若垫付费用最终由第三方承担，则该进项税额不得抵扣，需作进项税额转出处理。这种税务调整需在会计系统中设置专门科目进行跟踪管理。
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