现金短款时如何正确进行会计处理？

在日常财务工作中，现金短款是出纳人员常遇到的业务场景。当库存现金实际金额小于账面金额时，需要通过规范的会计记账公式进行处理。这类业务不仅涉及账务调整，更关系到企业内部控制与税务合规性，正确的处理流程可分为发现短款、责任认定、账务结转三个阶段。

第一阶段：发现现金短缺当现金盘点出现短款时，需立即通过待处理财产损溢科目进行过渡处理。此时应编制：借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
贷：库存现金
该分录使账面金额与实际库存保持一致，为后续调查预留调整空间。企业需在当日或次日启动责任追溯程序，组织相关人员核查原始凭证、收付记录及监控录像。

第二阶段：责任认定与分类处理查明短款原因后，需根据不同情形进行账务处理：

1. 责任人赔偿：若确认由出纳人员工作失误导致（如少收货款、多付款项），应通过其他应收款科目追偿。会计分录为：借：其他应收款——××出纳
   贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
   实际扣款时，若通过工资代扣则需同步处理：借：应付职工薪酬
   贷：其他应收款——××出纳

2. 不可抗力损失：因盗窃、自然灾害等非正常原因造成的短款，经审批后计入营业外支出：借：营业外支出——非常损失
   贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢

3. 无法查明原因：经充分核查仍无法确定责任人的，报经管理层批准后计入管理费用：借：管理费用——现金短缺
   贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢

第三阶段：税务处理要点企业所得税税前扣除需特别注意：

• 责任人赔偿部分不得税前扣除
• 企业承担的损失需留存现金盘点表、责任认定说明等5项资料备查
• 若涉及刑事犯罪，需补充公安机关证明材料

实务操作中需特别注意：短款处理必须履行完整的内部审批流程，所有调整凭证应附有经财务负责人签字的现金差异说明单。对于频繁发生的短款现象，建议加强日清月结制度执行，必要时引入双人盘点机制，从源头上控制现金管理风险。