在日常会计工作中，现金清查是保障企业资金安全的核心环节。当库存现金的账面余额与实际盘存数出现差异时，需要通过特定的会计处理流程进行调整。这种差异分为现金短缺和现金溢余两种类型，其核算均需遵循《企业会计准则》要求，通过待处理财产损益科目进行过渡性账务处理。本文将系统阐述两种差异的核算逻辑与操作要点。
当发现现金短缺时，首先需通过两阶段处理流程：
- 审批前调整：
借：待处理财产损益——待处理流动资产损益
贷：库存现金
该步骤将账面余额与实际库存差异转入过渡科目。 - 审批后结转需区分原因：
- 责任人赔偿部分：
借：其他应收款——责任人
贷：待处理财产损益 - 保险公司赔偿部分：
借：其他应收款——应收保险赔款
贷：待处理财产损益 - 无法查明原因时：
借：管理费用——现金短缺
贷：待处理财产损益。
对于现金溢余的处理则呈现反向逻辑：
- 初步确认溢余阶段：
借：库存现金
贷：待处理财产损益 - 原因追溯后的账务调整：
- 应支付给相关方的部分：
借：待处理财产损益
贷：其他应付款 - 无法追溯来源的溢余：
借：待处理财产损益
贷：营业外收入。需要特别注意的是，营业外收入科目仅适用于企业无法追溯的现金溢余，体现会计处理的谨慎性原则。
在实务操作中需重点把握三个关键点：
- 清查程序规范：出纳人员必须全程参与盘点，清查小组需独立核查收付款凭证与账簿记录，避免白条抵库或挪用现金等违规操作。
- 科目应用准确：过渡科目待处理财产损益需在期末结平，不得跨期挂账。若涉及增值税一般纳税人，还需考虑进项税额转出等特殊处理。
- 审批权限划分：20%以下的小额差异可由财务主管审批，超过该比例需提交更高管理层级，体现企业内部控制的有效性。
典型业务场景如员工借款未及时入账导致的短款，需通过其他应收款追踪责任人；而工资发放错误引发的溢余，则需通过其他应付款科目调整。这类业务处理不仅要求会计人员熟悉分录编制，更需要理解钱账分管制度和定期轮岗机制背后的管理逻辑。通过规范化的现金清查核算，企业能够有效防范资金风险，确保账实相符这一会计基础目标的实现。
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