企业为员工提供宿舍时，收取押金是常见的财务管理行为。这类押金具有担保性质，需根据权责发生制原则进行会计处理，其核心在于准确区分债权债务关系。根据押金流转方向不同，会计分录涉及其他应收款和其他应付款两大科目，具体操作需结合收取、退还及特殊场景分类处理。
收取押金时，企业作为收款方形成负债义务。根据《企业会计准则》要求，应当通过其他应付款科目核算。假设企业收到员工宿舍押金5000元，会计分录为：借：银行存款 5000
贷：其他应付款——宿舍押金 5000该分录表明企业暂时保管的押金属代管资金，需在劳动关系终止或宿舍退租时返还，科目余额需定期核对确保账实相符。
退还押金时，需反向冲减负债科目。例如员工离职时全额退还5000元押金：借：其他应付款——宿舍押金 5000
贷：银行存款 5000若存在部分押金抵扣宿舍损坏赔偿，则需拆分处理：假设扣除200元维修费后退还4800元，会计分录应为：借：其他应付款——宿舍押金 5000
贷：银行存款 4800
贷：营业外收入 200
支付押金场景通常发生在企业租赁第三方宿舍时。例如预付房东3000元押金：借：其他应收款——宿舍押金 3000
贷：银行存款 3000该分录体现企业拥有的债权权利，待租赁关系结束时需收回款项。若押金因故无法收回，则需转为损失：借：营业外支出 3000
贷：其他应收款——宿舍押金 3000
特殊情形下需注意税会差异处理。根据财税（2016）36号文，企业向员工收取的宿舍押金属非经营性活动，无需缴纳增值税。但若押金转化为收入（如赔偿款），则需计入营业外收入科目，可能涉及企业所得税申报调整。
实务操作中建议建立押金台账管理制度，明确押金收取标准、退还条件及账期管理。对于超1年未退还的押金，需根据《企业资产损失所得税税前扣除管理办法》进行坏账核销备案，同时保持原始凭证完整性以应对审计核查。通过规范化的会计处理，既能保障资金安全，又可规避税务风险。
