针对销售员董其勇报销差旅费5807元的业务场景，其会计处理需遵循权责发生制原则和费用配比原则。该业务涉及员工预支款项的冲抵和实际报销差额的现金支付，属于典型的费用报销与借款核销相结合的会计事项。通过分析交易实质，会计分录需准确反映费用确认、债权债务关系变动及现金流动三个维度，下文将从科目选择、金额拆分、账务逻辑等角度展开说明。
借：管理费用
贷：其他应收款
贷：库存现金
该记账公式的构建基于以下逻辑：企业需将实际发生的差旅费5807元全额计入当期损益，通过管理费用科目确认费用支出。同时，冲抵员工预支的5000元借款属于对其他应收债权的收回，最终以现金补足差额807元完成交易闭环。此分录完整实现了费用确认、债权核销和资金支付三重会计目标。
在科目选择层面，管理费用作为期间费用科目，承担了归集与差旅相关的管理职能支出责任。根据《企业会计准则——基本准则》，费用确认需满足“经济利益很可能流出企业”且“金额能够可靠计量”的条件，该员工实际发生的差旅费完全符合上述标准。值得注意的是，若企业存在部门费用细分需求，可在管理费用下设二级科目（如“差旅费”）进行明细核算。
关于其他应收款的冲抵处理，需追溯借款业务原始凭证。员工预支差旅费时企业已做“借：其他应收款 5000；贷：库存现金 5000”分录，本次报销实质是完成该往来款项的核销。这种处理方式既保持了债权债务关系的连续性，又避免了重复记录现金流。会计人员应重点审核借款单与报销单的关联性，确保冲抵金额的准确性。
现金支付807元的账务处理，需严格执行《现金管理暂行条例》。该金额属于报销金额超过预借款的正当差额，符合“实报实销”原则。在实务操作中需注意：①出纳支付现金前应核对报销单据的审批完整性；②超过现金结算起点的支付应改用银行转账；③库存现金科目余额变动需与现金日记账同步更新。
该业务处理还需关注以下要点：
- 原始凭证的完整性要求：差旅费报销应附车票、住宿发票等合法票据
- 费用归属期间判定：以出差实际发生日期为准，而非报销日期
- 个税处理：若报销金额超过标准部分需并入工资薪金计税
- 预算控制：需核对部门差旅费预算执行情况
- 系统录入：在ERP系统中需选择正确的费用类型和成本中心
对于特殊情形的处理建议：若预支款超过实际报销金额，应要求员工返还差额，借记库存现金并贷记其他应收款；若涉及增值税进项税额抵扣，需将不含税金额计入费用，并单独确认进项税额。这些拓展情形虽未在当前案例中出现，但会计人员应具备相应的职业判断能力。
