代发工资的会计处理需严格遵循权责发生制与资金流匹配原则，其核心在于区分代发方与被代发方的权责关系及科目衔接。根据《企业会计准则》，代发工资涉及应付职工薪酬、其他应收款、应交税费等核心科目，需结合劳动关系归属与资金流向动态调整分录。规范的代发工资核算需同步完成费用计提、代扣代缴与往来对冲三大功能，以下从五大维度解析核心操作逻辑。
一、代发方与被代发方的基础分录
代发方（如第三方公司）需通过其他应收款科目记录资金往来：
借：其他应收款——被代发单位
贷：银行存款
被代发方（用工主体）需完成工资计提与资金转移：
- 计提工资：
借：管理费用/销售费用等
贷：应付职工薪酬——工资 - 委托代发：
借：应付职工薪酬——工资
贷：其他应付款——代发方
应交税费——应交个人所得税
其他应付款——社保公积金
示例：乙公司委托甲公司代发50万元工资，含个税5万元：
乙公司分录：
借：应付职工薪酬 500,000元
贷：其他应付款——甲公司 450,000元
应交税费——应交个人所得税 50,000元
二、社保与个税的协同处理
代扣代缴义务由用工主体承担，与代发方无关：
- 用工主体计提社保：
借：管理费用——社保费
贷：应付职工薪酬——社保费（单位部分） - 代发方仅执行支付：
借：其他应收款——用工主体
贷：银行存款
个税申报要点：
- 用工主体需提供含应发工资与实发金额的工资表给代发方
- 代发方支付后需向用工主体提供银行流水作为凭证
三、总分机构代发的特殊处理
总公司代发分公司工资需区分核算模式：
- 独立核算分公司：
- 总公司：借：其他应收款——分公司
贷：银行存款 - 分公司：借：应付职工薪酬
贷：其他应付款——总公司
- 非独立核算分公司：
- 总公司直接计入费用科目：
借：管理费用——工资（分公司辅助核算）
贷：应付职工薪酬——分公司
资金对冲：总分机构需按月核对其他应收款与其他应付款科目余额
四、建筑行业总包代发场景
总包代发农民工工资需明确发票流与资金流匹配：
总包方分录：
借：应付账款——分包公司
贷：银行存款（农民工专户）分包方分录：
- 计提工资：
借：工程施工——人工费
贷：应付职工薪酬——工资 - 总包代发冲抵：
借：应付职工薪酬——工资
贷：应收账款——总包公司
风险提示：分包方需按税前应发工资开具建筑服务发票，避免重复列支成本
五、内控校验与科目勾稽
往来科目核销：
- 代发方其他应收款余额需与被代发方其他应付款一致
- 每月核对应付职工薪酬借方与贷方发生额差异
凭证管理要求：
- 保存代发协议、工资签收表、银行回单至少10年
- 建立代发工资台账跟踪每笔资金状态与税务申报进度
通过构建三维管控模型（权责划分→科目匹配→凭证闭环），企业可系统规范代发工资核算。建议结合《企业会计准则第9号——职工薪酬》建立操作指引，定期开展往来款项专项审计，确保会计处理既符合业务实质又满足监管合规性。
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