行政事业单位在与外部单位接洽过程中产生的费用核算，涉及经费支出、暂付款、银行存款等核心科目。这类业务通常需要通过预支款项、费用核销、资产处理等多环节完成会计处理，其分录需严格遵循预算资金管理规则，并区分不同支付场景下的核算方式。以下从费用发生全流程的角度，结合资金支付类型，分场景解析具体操作要点。
一、预支接洽费用的核算
当工作人员因接洽工作需要预支备用金时，需通过暂付款科目进行核算：
- 预支款项时
借：暂付款
贷：现金/银行存款
该分录反映单位对经办人形成的债权关系，需在报销时核销。 - 经办人报销差旅费时
借：经费支出-差旅费
贷：暂付款
若预支金额不足，差额部分补发现金：
借：经费支出-差旅费
贷：暂付款
贷：现金
二、直接支付接洽费用的处理
对于不需要预支的即时性支出，根据支付方式不同分为两类：
- 现金支付会议费
借：经费支出-会议费
贷：现金
需附会议通知、签到表等原始凭证。 - 银行转账支付招待费
借：经费支出-公务接待费
贷：银行存款
该场景需注意公务接待标准的合规性审查。
三、涉及资产购置的特殊处理
接洽工作中如需购置固定资产（如专用设备），需同步登记资产台账：
- 购置办公设备时
借：经费支出-专用设备购置费
贷：银行存款
同时确认资产价值：
借：固定资产-专用设备
贷：固定基金 - 接受捐赠资产时
借：固定资产-××设备
贷：固定基金
需按评估价值入账并办理资产登记。
四、年终结转处理规范
年度终了需将所有支出类科目余额转入结余科目：借：结余
贷：经费支出
该操作需注意区分专项经费与基本经费，预拨下年度的资金不参与当年结转。涉及多个下属单位时，主管部门还需通过拨出经费科目进行转拨核算，并在年终将借方余额同步转入结余。
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