在企业实务中，备查发票通常指因特殊原因未及时入账或需暂缓处理的发票，例如未认证的增值税专用发票、跨期费用发票或交易尚未完成的凭证。这类发票的会计处理需兼顾权责发生制原则与税务合规要求，核心在于通过合理的科目设置实现业务实质与税务管理的平衡。以下从实务场景、科目设置和操作流程三个维度展开分析。
针对未认证的增值税专用发票，企业收到时需区分货物/服务与税额的入账处理。假设企业采购原材料并取得专用发票，但尚未完成认证，会计分录应为：
借：原材料（不含税金额）
借：应交税费——应交增值税（待认证进项税额）
贷：应付账款（价税合计金额）
此处理既反映经济业务实质，又通过待认证进项税额科目暂存可抵扣税额。待后续完成认证时，需调整分录：
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应交税费——应交增值税（待认证进项税额）
对于跨期费用发票（如12月发生费用但次年1月收到发票），企业需遵循权责发生制进行暂估入账。例如12月发生差旅费但未取得发票：
借：管理费用——差旅费（暂估金额）
贷：其他应付款——暂估费用
次年1月收到发票后，需先红冲原分录，再按发票金额重新入账：
- 红冲暂估：
借：管理费用——差旅费（红字）
贷：其他应付款——暂估费用（红字） - 正式入账：
借：管理费用——差旅费
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款/其他应付款
在交易未完成场景中，若企业预付货款但尚未收到货物和发票，应通过预付账款科目过渡。例如预付采购款时：
借：预付账款
贷：银行存款
待收到货物和发票后，按发票金额结转：
借：原材料/库存商品
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：预付账款
若预付金额不足，补付时需补充登记：
借：预付账款
贷：银行存款
需要特别注意的是，备查发票管理必须建立完整的辅助台账，记录发票代码、金额、业务性质及处理进度。对于超过认证期限的发票，需将已计入待认证进项税额的金额转入成本费用科目：
借：原材料/管理费用
贷：应交税费——应交增值税（待认证进项税额）
此操作既符合税法要求，又避免虚增资产或负债科目余额。
