差旅费的会计处理贯穿于员工出差前预支、差旅中费用发生、差旅后报销全流程。其核心在于准确划分预支款与实报金额的差额处理，以及根据业务属性将费用归入管理费用或销售费用科目。由于差旅场景存在预支金额与报销金额的三种关系（等于、大于、小于），会计人员需掌握不同场景下的科目对冲逻辑，同时注意增值税专用发票的进项税抵扣规则。
一、差旅预支环节的资金流动当员工提前向企业预支差旅资金时，需通过其他应收款科目记录债权债务关系。此时企业资金形态由现金/银行存款转为应收债权，具体分录为：借：其他应收款——XX员工
贷：库存现金/银行存款
此操作确认了企业对员工的债权，例如预支5000元差旅费时，现金减少5000元，其他应收款增加5000元。
二、差旅报销时的差额处理报销环节需根据实际发生费用与预支金额的关系进行账务调整：
实报金额等于预支金额：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——XX员工
此场景下债权完全冲抵，例如预支5000元且全部用于差旅支出时，管理费用增加5000元，其他应收款减少5000元。实报金额小于预支金额：
借：管理费用——差旅费
借：库存现金（差额退回）
贷：其他应收款——XX员工
若预支5000元仅报销4800元，需将200元差额退回现金账户，此时现金增加200元，管理费用增加4800元。实报金额大于预支金额：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——XX员工
贷：库存现金（差额补付）
当预支5000元但实际发生5400元费用时，需补付400元现金，导致管理费用增加5400元，其他应收款减少5000元，现金减少400元。
三、特殊场景的核算要点对于未预支差旅费的情况，直接通过现金/银行存款支付：借：管理费用——差旅费
贷：库存现金/银行存款
此场景常见于员工垫付后报销，例如直接支付2200元差旅费时，现金减少2200元，费用科目同步增加。
费用归属需区分部门属性：
- 管理部门差旅费计入管理费用
- 销售部门差旅费计入销售费用
例如销售代表出差产生的2000元交通费应记为：借：销售费用——差旅费
贷：库存现金。
四、增值税进项税的特殊处理取得国内旅客运输服务的增值税专用发票时，可抵扣进项税额：借：管理费用——差旅费
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款
例如取得注明税额的航空电子行程单，需按（票价+燃油附加费）÷1.09×9%计算可抵扣税额。未取得专票时，按票面金额适用不同税率计算进项税，如铁路票按9%、公路票按3%进行价税分离。
