在企业经营过程中，支付垫付款是常见的财务行为，涉及员工差旅预支、代客户垫付运费、替供应商支付款项等多种场景。这类业务的会计处理需遵循权责发生制和实质重于形式原则，通过合理选择会计科目确保财务记录的准确性和合规性。不同场景下的分录逻辑和凭证管理存在差异，需要结合业务实质进行精细化操作。
对于员工垫付费用的典型场景，会计处理分为两个阶段。垫付时需通过预付账款或其他应收款科目挂账，具体分录为：借：预付账款/其他应收款-员工姓名，贷：银行存款/库存现金。待员工完成报销后，需根据费用性质转入对应科目，例如借：管理费用/销售费用，贷：预付账款/其他应收款-员工姓名，同时涉及资金返还时还需补充借：银行存款，贷：应付账款。此流程的关键在于及时核销往来科目，避免长期挂账影响现金流。
涉及代垫外部款项时（如客户运费、供应商货款），通常使用其他应收款科目核算。例如为购货方代垫运费时，垫付分录为：借：其他应收款-代垫运费，贷：银行存款。若该款项需与货款一并收回，则应合并计入应收账款，分录调整为：借：应收账款-客户，贷：其他应收款-代垫运费。值得注意的是，代垫运费发票开具对象直接影响科目选择：若发票直接开给客户，仅需挂往来；若发票由企业取得，则需确认进项税额并进行费用分摊。
在公司替个人垫付的特殊情形下，需严格区分资金流向。当企业为员工垫付采购款时，应通过其他应收款核算：借：其他应收款-个人，贷：银行存款。反之，若股东或高管为公司垫资，则应计入其他应付款：借：银行存款，贷：其他应付款-个人。这类业务必须保留完整的原始凭证，包括银行回单、经签字的借款单、采购合同及发票，确保资金往来的可追溯性。
处理大额或长期垫付款时，企业需根据款项性质选择核算方式。短期可收回的垫付适宜计入其他应收款，超过一年的应评估是否计提坏账准备。对于具有预付款性质的垫资（如POS机保证金），可通过预付账款科目处理：借：预付账款-某机构，贷：银行存款。特殊情况下，若垫付实质构成信用销售，则需按应收账款管理，并计提相应的减值准备。
实务操作中需重点关注三个维度：
- 科目选择的准确性：根据《企业会计准则》要求，严格区分预付账款、其他应收款、应收账款的应用场景
- 凭证链的完整性：必须取得银行支付凭证、垫付审批单、费用发票、资金回收证明等全套单据
- 税务处理的合规性：代垫运费需注意增值税链条完整性，个人垫付需防范被认定为股东分红风险通过建立规范的审批流程和定期对账机制，企业可有效管控垫付款项的财务风险，确保会计信息真实反映经济实质。
