从会计实务与法律交叉视角来看，会计分录本身作为会计核算的技术性记录手段，并不直接等同于违法行为。但若分录内容涉及虚假记载、故意隐瞒或违反会计法规的具体操作，则可能触发《中华人民共和国会计法》及相关行政法规的追责条款。判断合法性需结合分录背后的经济业务实质与处理程序是否符合会计准则和法定要求，以下从不同维度展开分析。
在法定依据层面，《会计法》第四十二条至四十五条明确列举了违法会计行为类型。例如私设会计账簿或伪造原始凭证等行为，若通过会计分录对相关资金流动进行账务记载，则构成违法行为。此类情形下，会计分录成为违法行为的技术载体，直接关联《会计法》中“对单位并处三千元以上五万元以下罚款”的处罚标准。对于违规发放津贴等需追回资金的情形，若未按《政府会计制度》通过以前年度盈余调整科目进行规范处理，而采用直接冲减当期费用的错误分录，可能被认定为会计处理失真，需承担相应整改责任。
从会计处理技术规范角度，合法分录需满足双重验证条件：一是业务真实性，即分录对应经济事项客观存在且符合审批流程；二是科目适用准确性，例如收回以前年度违规支出时，应通过财政拨款结转—年初余额调整科目核算，而非直接冲销当期费用。以工资表中扣回违规发放款项为例，正确的分录流程应为：
- 借：应付职工薪酬—基本工资
贷：以前年度盈余调整（冲减违规支出） - 同步调整预算会计：
借：资金结存—财政应返还额度
贷：财政拨款结转—年初余额调整
该处理既符合《政府会计制度》对跨期调整的要求，也规避了虚列当期支出的合规风险。
在违法后果判定方面，需综合考量行为持续性、主观故意性及金额影响程度。例如账外账通过虚构分录掩盖资金流向的行为，因违反《会计法》第四十二条关于账簿设置规范，可能面临最高五万元单位罚款及责任人员行政处分。若涉及编制虚假财务报告，则触发第四十三条的刑事责任追究条款，会计人员可能被吊销从业资格并承担五年禁业限制。
需要特别注意的是，过失性错误与系统性造假存在本质差异。对于因技术失误导致的科目误用，通常通过会计差错更正程序调整即可；但若存在系统性伪造凭证、篡改账簿数据链等行为，即使会计分录形式合规，仍可能因违反《会计法》第十六条关于“保证会计资料真实完整”的核心要求而被追责。监管部门在稽查时，会穿透分录表象核查原始凭证完整性、审批链条闭合性及资金流与账务流匹配度等多重维度证据。
