企业在日常运营中难免会遇到现金管理问题，当出纳因工作失误造成库存现金短缺时，需要通过规范的账务处理来反映经济责任归属与资金流动。这种业务涉及待处理财产损溢、其他应收款等核心科目，具体操作需要根据责任认定结果分步骤完成会计记录。下文将系统梳理现金短缺的发现、责任判定及赔偿处理全流程。
当发现库存现金账实不符时，首先需通过盘亏挂账反映资金缺口。此时需编制以下会计记账公式：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢
贷：库存现金
该分录将实际短缺金额从现金科目转入待处理科目，为后续责任追溯建立核算基础。值得注意的是，该阶段尚未确认最终责任方，科目余额反映的是待核销的资产损失。
进入责任认定阶段后，若调查确认应由出纳人员个人赔偿，需通过债权类科目记录经济责任。此时应编制：借：其他应收款-某某员工
贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢
此操作将待处理科目余额转入其他应收款，表明企业享有向责任人追偿的权利。若涉及保险赔付或多人分摊责任，需按责任比例设置多笔其他应收款子目。
当出纳实际归还赔偿款时，资金重新流入企业账户，需完成闭环核算：借：库存现金
贷：其他应收款-某某员工
该分录既恢复现金科目余额，又冲销债权科目记录。实务中可能出现分期赔付或非现金资产抵偿等情况，此时应根据实际收款方式调整借方科目，如通过银行转账则借记银行存款。
特殊情形下若企业决定自行承担损失，需将待处理损溢转入费用科目：借：管理费用/营业外支出
贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢
选择管理费用还是营业外支出，需依据损失性质判断。因管理疏漏造成的常规损失计入前者，与经营活动无直接关联的意外损失则归入后者。
整个处理流程需注意三个关键节点：一是现金盘亏必须及时入账，确保账实相符；二是责任认定需有书面审批文件作为原始凭证；三是赔偿回收期限不宜超过会计期间，避免跨期核算影响财务数据准确性。规范的账务处理既能明晰经济责任，又能为企业内控改进提供数据支持。
