如何处理老板垫付工人工资的会计分录？

企业实际经营中，当出现老板以个人资金垫付工人工资的特殊情况时，会计核算需通过其他应付款科目进行过渡处理。这类业务的核心在于区分企业负债与个人垫资的权责关系，同时需完整反映应付职工薪酬的计提、发放及税费代扣全流程。以下从三个关键环节展开说明：

一、资金垫付的权责确认
当老板个人账户向员工支付工资时，本质是企业向老板的借款行为。此时应作：借：银行存款/库存现金
贷：其他应付款—XX（老板姓名）
该分录建立企业对老板的债务关系，形成短期负债。实务操作中需附收据注明垫付月份与金额，并加盖财务章以完善凭证链。

二、工资费用的计提与发放

1. 计提阶段需按员工岗位归集成本：

   • 生产工人工资计入生产成本
   • 车间管理人员工资计入制造费用
   • 行政人员工资计入管理费用对应分录为：借：生产成本/制造费用/管理费用
     贷：应付职工薪酬—工资

2. 实际发放时需处理代扣款项：借：应付职工薪酬—工资
   贷：其他应付款—社保个人部分
   贷：其他应付款—公积金个人部分
   贷：应交税费—个人所得税
   贷：银行存款（实发金额）
   此处银行存款科目实际使用老板垫付资金，需与第一步形成闭环。

三、税费与社保的后续处理

1. 缴纳社保公积金时需区分单位与个人承担部分：借：应付职工薪酬—社保单位部分
   借：应付职工薪酬—公积金单位部分
   借：其他应付款—社保个人部分
   借：其他应付款—公积金个人部分
   贷：银行存款

2. 归还老板垫资需注意：

   • 若企业将垫付款项归还老板：借：其他应付款—XX（老板姓名）
     贷：银行存款
   • 若转化为老板对企业的投资，则需转入实收资本科目并办理工商变更。

整个过程需特别注意资金流与票据的匹配性，建议单独设立辅助账核算个人垫资明细。对于长期大额垫付，可能涉及关联方借款利息的税务处理，需提前与税务机关沟通确认合规性。