在企业的日常运营中，现金支付运费是常见的经济行为。由于运费涉及采购、销售、管理等多个业务环节，其会计处理需结合具体场景判断会计科目归属，并关注进项税额抵扣等税务处理要求。不同情境下的账务逻辑直接影响成本核算的准确性和财务报表的规范性，需严格遵循会计准则分类处理。
一、采购环节的运费处理
当企业用现金支付与存货采购相关的运费时，该费用应计入存货成本。根据《企业会计准则第1号——存货》，采购成本包含运输费、装卸费等必要支出。若取得增值税专用发票，可拆分进项税额进行抵扣：借：原材料/库存商品（运费金额扣除可抵扣税额）
借：应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：库存现金（实际支付金额）
例如，支付1000元运费且增值税税率为9%，可抵扣进项税为82.57元（1000÷1.09×9%），存货成本增加917.43元。这种处理方式使存货价值完整反映实际取得成本，符合历史成本原则。
二、销售环节的运费处理
销售商品时支付的运费需根据费用承担方选择科目：
销售方承担运费：
借：销售费用——运输费
贷：库存现金
此场景下运费作为期间费用直接计入利润表，适用于无偿提供运输服务或促销活动。单独收取运费：
若向客户额外收取运费，需确认其他业务收入并计提销项税：
借：库存现金
贷：其他业务收入
贷：应交税费——应交增值税（销项税额）
此时运费转化为营业收入，与商品销售分开核算。
三、特殊场景及注意事项
代垫运费：
当企业为购货方垫付运费时，需通过应收账款科目过渡：
借：应收账款——XX客户
贷：库存现金
待收回代垫款项时再冲减应收账款。进项税额抵扣限制：
若采购的货物用于免税项目、集体福利等不得抵扣情形，即使取得专票，相关运费进项税也不得抵扣，需全额计入成本。预付运费处理：
预付款项时应挂账预付账款，待实际发生运输服务时再结转成本：
借：预付账款
贷：库存现金
实际结算时：
借：销售费用/主营业务成本
贷：预付账款
四、管理环节的运费处理
与行政管理相关的零星运输支出（如办公用品配送），应计入管理费用：
借：管理费用——运输费
贷：库存现金
此类费用需与生产经营性运费严格区分，避免成本归类错误导致费用失真。
通过以上分类处理，企业既能满足权责发生制和配比原则的要求，又能通过进项税合理筹划降低税负。实务操作中还需注意：现金支付须取得合规运输发票；跨境贸易需考虑汇率波动对运费成本的影响；电商促销中的包邮运费应作为销售费用而非收入抵减项。规范的运费核算体系对成本控制和税务合规具有重要作用。
