运输单据作为经济业务的原始凭证，其会计处理需结合权责发生制和实质重于形式原则，根据运输费用的业务属性选择对应科目。核心判断依据包含费用归属对象、业务发生场景及增值税处理要求，不同场景下可能涉及存货成本资本化或期间费用化两种处理路径。以下是具体业务场景的会计处理逻辑解析：
在采购环节发生的运输费用，若与原材料采购直接相关，需计入存货成本。假设某企业采购原材料支付运费10,000元（含可抵扣增值税900元），则会计分录应为：
借：原材料 9,100
借：应交税费—应交增值税（进项税额） 900
贷：银行存款 10,000。此时运输费用通过存货科目实现资本化，直接影响资产负债表中的存货价值。若运输工具属于固定资产购置范畴，则需通过固定资产科目归集相关费用。
销售环节的运费处理需区分销售费用资本化与服务收入确认。当企业为销售商品支付运费时，应计入销售费用科目。例如支付销售运费8,000元（含增值税720元），则：
借：销售费用—运费 7,280
借：应交税费—应交增值税（进项税额） 720
贷：银行存款 8,000。但若企业本身提供运输服务（如物流公司），收取的运费应确认为主营业务收入或其他业务收入，具体分录为：
借：银行存款
贷：主营业务收入/其他业务收入
贷：应交税费—应交增值税（销项税额）。
内部管理性运输费用的处理需关注费用归集对象。生产设备维修运输费应通过制造费用归集，行政后勤运输费则计入管理费用。例如支付车间设备维修运输费5,000元（含增值税450元）：
借：制造费用—运费 4,550
借：应交税费—应交增值税（进项税额） 450
贷：银行存款 5,000。这类处理直接影响利润表中的期间费用科目。
特殊业务场景需采用专门处理规则：
- 预付运输费：通过预付账款过渡，实际发生时再结转至对应科目
- 代垫运费：需区分付款主体，若由供应商代垫且未结清货款，应计入应付账款
- 国际运输：涉及汇兑损益调整，需按交易日汇率折算记账本位币
实务操作中需特别注意增值税抵扣链条的完整性。只有取得合规的增值税专用发票且用于应税项目时，进项税额方可抵扣。对于免税项目或简易计税业务，即使取得专用发票也不得抵扣。同时，运输工具折旧、员工工资等间接成本需通过累计折旧和主营业务成本科目分期摊销。
