在企业财务管理中，出纳与会计的职责边界常引发讨论。根据实务经验，出纳是否需要进行会计分录主要取决于企业规模、内控制度及岗位分工设计。传统模式下，为避免资金挪用风险，多数企业遵循岗位分离原则，出纳仅负责登记现金日记账和银行存款日记账，而会计分录由会计完成。但随着财务流程的优化和财务软件的普及，部分中小型企业可能允许出纳处理简单分录，例如日常收支业务。
一、出纳涉及会计分录的实务场景
在资金管理透明的企业，出纳可能参与以下三类会计分录：
日常收付款处理
例如收取销售款时，需按会计记账公式记录：
借：银行存款
贷：主营业务收入
应交税费——应交增值税（销项税额）
支付货款则对应：
借：应付账款
贷：银行存款资产变动管理
购买固定资产时需编制：
借：固定资产
贷：银行存款
这类分录需与资产验收单据严格对应，确保账实一致。现金清查调整
当现金盘盈时，需先通过待处理财产损溢科目过渡：
借：库存现金
贷：待处理财产损溢
查明原因后调整至对应科目，如其他应付款或管理费用。
二、风险控制与岗位分工的平衡
企业需在效率与风险防控间权衡。若出纳兼任会计分录，可能引发以下问题：
- 舞弊风险：出纳直接接触资金并操控账务，易掩盖资金异常流动；
- 审计缺陷：缺乏独立复核可能导致财务信息失真，增加审计难度。
因此，规范的企业通常要求出纳仅执行以下基础工作：
- 登记流水账目，不涉及总账科目；
- 保管原始凭证，但不对凭证进行会计科目归类；
- 通过财务软件录入收付款单据，由系统自动生成分录。
三、财务软件对职责边界的影响
现代财务软件（如畅捷通）通过以下方式重塑分工：
- 自动化分录生成
出纳录入收付款信息后，系统自动匹配预设科目生成分录，减少人为干预； - 权限隔离机制
出纳仅拥有单据录入权限，会计分录的审核、修改权限归属会计岗位； - 实时校验功能
系统自动检查借贷平衡，避免低级错误。
这种模式下，出纳的“做分录”实质是数据输入行为，而非传统意义上的会计判断，既提升效率又保障内控。
四、合规建议与实务操作要点
对于允许出纳处理部分分录的企业，建议遵循以下原则：
- 明确授权范围：限定出纳仅处理标准化业务分录（如收付款），复杂业务（如计提折旧、税务调整）仍由会计完成；
- 强化交叉稽核：会计每日核对银行对账单与系统分录，确保资金流与账务流匹配；
- 完善文档管理：所有出纳经手的分录需附完整原始凭证，形成可追溯链条。
例如，当出纳支付广告费时，需在系统中选择“销售费用”科目并上传发票，生成：
借：销售费用
贷：银行存款
会计随后审核科目适用性及票据真实性。
结语
出纳是否需要做会计分录，本质是企业根据风险管理需求与运营效率目标作出的制度选择。在数字化转型背景下，通过技术手段实现“操作执行”与“会计监督”的协同，已成为平衡两者矛盾的有效路径。无论是传统分工还是新型模式，确保资金安全和账务准确始终是核心准则。
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