在企业经营中，代垫运费是常见的跨主体资金往来业务。这类交易需要根据交易角色、发票流向和合同约定三个维度进行精准区分，其核心在于判断代垫行为的法律属性和税费承担主体。根据财政部《企业会计准则第14号——收入》规定，代垫费用需在"其他应收款"科目核算，但具体处理方式会因业务场景不同产生差异。
针对代垫运费的主要场景，可分为以下四类处理模式：
一、纯代收代付模式
当运输发票直接开具给交易对手方时，企业仅承担资金过桥功能。此时会计分录为：
借：其他应收款-代垫运费
贷：银行存款
收回款项时反向冲销：
借：银行存款
贷：其他应收款-代垫运费
该模式下需确保三方协议明确代垫性质，且运输发票抬头必须为实际付款方，避免被税务机关认定为价外费用。
二、销售方代垫模式
若销售合同约定运费由买方承担但销售方先行垫付，需区分两种情形：
- 独立核算运费：
借：应收账款-客户（货款）
贷：主营业务收入
借：应收账款-客户（运费）
贷：其他应收款-代垫运费 - 合并入销售额：
当运费作为价外费用时，需按13%税率计提销项税：
借：应收账款-客户
贷：主营业务收入
应交税费-应交增值税（销项税额）
三、采购方代垫模式
企业为供应商垫付运费时，需注意：
- 发票直接开具给供应商：
借：其他应收款-供应商
贷：银行存款 - 发票开具给本企业：
若无法取得进项抵扣，计入存货成本：
借：原材料/库存商品
贷：银行存款
四、特殊税务处理
增值税处理需关注三个关键点：
- 代垫运费若符合三项条件（承运方发票开给购买方、销售方仅转交发票、代垫资金有合同依据），可不计入销售额
- 若作为价外费用，需按货物适用税率缴纳增值税
- 取得运输发票的进项抵扣需满足：
- 用于应税项目
- 取得合规增值税专用发票
- 不属于免税或集体福利支出
实务操作中建议建立代垫运费台账，完整记录每笔交易的合同条款、发票信息和资金流向。对于频繁发生代垫业务的企业，可设置"1131 其他应收款-代垫运费"二级科目，并按客户/供应商设置辅助核算。同时需定期与交易对手方对账，避免长期挂账引发的税务风险。
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