在酒店运营场景中，垫付业务涉及资金先行支付与后续结算两个关键环节。这种经济行为要求通过科学的会计科目设置，精准反映债权债务关系的变化。根据酒店业会计准则，其他应收款与其他应付款是处理此类业务的核心科目，其应用需结合押金管理、费用归集等具体场景进行动态调整。下文将从三个维度解析宾馆垫付业务的会计处理逻辑。
对于客房押金相关的垫付业务，需建立负债类科目与资产类科目的联动机制。当客人入住时缴纳押金，酒店作负债确认：借：库存现金/银行存款；贷：其他应付款—押金。若酒店需先行垫付客房维修等费用，则形成对客人的债权：借：其他应收款—客人名称；贷：银行存款。这种双向科目设置既保证了押金作为负债的完整性，又准确记录了垫付形成的资产。
在费用结算环节，会计处理呈现多层次调整特征。以押金抵扣场景为例：若垫付费用200元需从押金500元中扣除，首先核销垫付款项：借：其他应付款—押金；贷：其他应收款—客人名称。剩余300元退还时：借：其他应付款—押金；贷：库存现金。对于超出押金部分的垫付，则需单独确认债权：借：其他应收款—客人名称；贷：营业外收入/相关费用科目，确保资金流向与责任归属匹配。
特殊业务场景的会计处理需引入权责发生制原则。当酒店为员工垫付采购款时，初始分录为：借：其他应收款—员工；贷：银行存款。报销时根据费用性质结转：若属客房消耗品则借：主营业务成本；贷：其他应收款—员工。涉及增值税进项税额的，还需增设应交税费—应交增值税(进项税额)科目进行核算。这种分层处理模式实现了资金垫付与成本确认的时序匹配。
在实务操作中，会计人员需特别注意三个要点：一是押金账户必须按客人设立明细账，确保每笔垫付可追溯；二是跨期垫付业务需在月末进行账项调整，避免收入费用配比失真；三是电子支付渠道的垫付需通过其他货币资金科目核算，并与第三方平台对账数据定期核对。只有建立完整的内部控制流程，才能保证垫付业务会计信息的可靠性。
