在手工会计实务中，黑色签字笔是编制常规会计分录的标准书写工具，这一规范源于会计档案管理的长期实践需求。根据会计基础工作规范，原始凭证和账簿记录需要保持清晰可辨且不易篡改的特性，黑色墨水因其稳定性强、保存周期长等优势成为行业通用选择。值得注意的是，红色笔在特定场景下具有法定更正功能，两者共同构成了会计记录的色彩管理体系。
黑色笔在会计分录中的使用贯穿正常业务流程。日常编制记账凭证时，会计人员需使用黑色笔完整记录会计科目、借贷方向和金额三要素。例如企业收到投资款时，需按规范书写：借：银行存款
贷：实收资本
这种标准化处理既符合《会计基础工作规范》要求，也确保了不同时期的会计记录具有视觉统一性。特别是在多借多贷的复合分录中，黑色笔迹能清晰区分不同层级的科目关系。
红色笔的应用则严格限定于特殊会计事项处理。根据红字冲销法，当发现前期凭证科目错误或金额多记时，需用红色笔制作冲销凭证。典型场景包括：冲回错误登记的销售收入、调整多计提的折旧费用等。实务中需注意，红字更正必须完整标注原错误凭证编号，并采用以下标准格式：
借：主营业务收入（红字）
贷：应收账款（红字）
这种色彩警示机制能有效避免重复更正，确保账务调整轨迹可追溯。
在手工账簿登记环节，色彩管理规则更为细致。正常过账使用黑色笔连续书写，而划线更正操作则要求用红色笔划双线并签章。例如库存现金日记账记录错误时，需在错误金额上划红色横线，保持原记录可辨认，并在上方用黑色笔书写正确金额。这种红黑搭配的修正方式既保留了错误痕迹，又突显了修正内容，形成完整的审计证据链。
电子化记账环境下色彩规则发生本质转变。财务系统通过科目属性标识替代物理色彩，例如红字冲销在ERP系统中自动以负数显示，凭证打印时则转换为标准黑色字体。但会计人员在审核电子凭证时仍需注意：系统生成的冲销凭证应带有特殊标识，纸质存档时需在摘要栏备注"红冲"字样，这种数智化转型并未改变色彩管理的底层逻辑，而是将其转化为数据属性进行管理。
