企业在与工厂进行业务往来时，可能因订单调整、质量异议或结算误差等原因收到退款。这类业务需要根据款项性质和业务阶段，采用不同的会计处理方法。例如预付款项退回需调整流动资产科目，已确认采购的退货需联动存货科目，而结算差异则可能涉及往来科目的对冲处理。
对于预付款项退回，若企业先前通过预付账款科目支付工厂订金或部分货款，收到退款时应直接冲减原科目。假设企业预付10万元后因订单变更收到5万元退款，会计分录为：
借：银行存款 50,000
贷：预付账款——XX工厂 50,000
这种处理方式符合《企业会计准则》对预付账款的定义，即反映企业预先支付的采购款项。若退款涉及增值税，需同步调整应交税费——应交增值税（进项税额），例如退回原预付中包含的8,500元税款：
借：应交税费——应交增值税（进项税额转出） 8,500
贷：预付账款——XX工厂 8,500
若退款属于已确认采购后的退货，则需联动库存与成本科目。例如企业采购原材料验收入库后，因质量问题退回部分货物并收到退款20万元（含税），需分两步处理：
- 冲减应付账款和进项税额：
借：应付账款——XX工厂 200,000
贷：库存商品 172,414
贷：应交税费——应交增值税（进项税额转出） 27,586 - 记录退款到账：
借：银行存款 200,000
贷：应付账款——XX工厂 200,000
该处理遵循收入与成本配比原则，同时确保存货账面价值的准确性。
在多付款项退回场景中，若因操作失误导致超额支付，需通过其他应收款科目过渡。例如企业误向工厂多转账5万元，后续收回时的分录为：
- 错误付款时：
借：其他应收款——XX工厂 50,000
贷：银行存款 50,000 - 收到退款时：
借：银行存款 50,000
贷：其他应收款——XX工厂 50,000
此方法通过往来科目追溯资金流向，避免直接调整费用科目造成的账务混乱。
特殊情况下，若退款涉及跨年度调整，需使用以前年度损益调整科目。例如2024年预付工厂的30万元在2025年因合同取消部分退回10万元，分录应为：
借：银行存款 100,000
贷：以前年度损益调整 100,000
同时调整企业所得税：
借：以前年度损益调整 25,000
贷：应交税费——应交所得税 25,000
最终将余额转入利润分配：
借：以前年度损益调整 75,000
贷：利润分配——未分配利润 75,000
该处理符合《企业会计准则第29号——资产负债表日后事项》的要求。
实务操作中需注意三个核心要点：一是业务实质判定，需根据采购合同、退货单据明确退款性质；二是税务同步处理，特别是增值税专用发票的红冲或进项税转出；三是跨期业务追溯，涉及以前年度的退款需调整期初留存收益。例如某制造企业因生产线改造取消原料采购，收到工厂退回的50万元预付款时，需在会计系统中关联原付款凭证编号，并在备注栏注明“合同变更-预付款部分退回”，同时向税务机关报备进项税额调整情况，确保税务申报与账务处理的一致性。
