如何正确编制退回剩余备用金的会计分录？

在企业日常运营中，备用金作为应对零星开支的重要资金，其管理流程涉及设立、使用、报销及收回等环节。当员工或部门将未使用的备用金交回时，需要通过规范的会计记账公式准确反映资金流动。这一过程既要符合其他应收款科目核算规则，又要匹配企业的备用金管理制度类型。

根据定额备用金制度与非定额备用金制度的不同，退回剩余备用金的处理存在差异。对于实行定额制的部门，日常报销时只需补足定额无需交回余额，仅在取消备用金制度时才会全额冲回。其典型场景如行政部门交回核定的5000元备用金，会计分录应为：借：库存现金 5000
贷：其他应收款——备用金（行政部门）5000

而采用非定额备用金制度时，每次报销需同步处理已使用金额与剩余资金。例如销售部门预借3000元备用金，实际支出2500元后交回500元现金，此时需同时完成费用确认与资金收回：借：管理费用 2500
借：库存现金 500
贷：其他应收款——备用金（销售部门）3000

在具体操作中需注意两个核心要点：

• 科目对应关系：备用金属于其他应收款下的二级科目，退回时必须通过该科目核销
• 资金形态转换：根据交回方式选择对应借方科目：
  • 现金形式退回：借记库存现金
  • 银行转账退回：借记银行存款

特殊场景下如跨期收回备用金，还需考虑账务调整。例如员工离职时未及时归还备用金，后续通过工资抵扣收回：借：应付职工薪酬
贷：其他应收款——备用金

规范的备用金管理应建立三重控制机制：

1. 凭证完整性：要求交回备用金时提供原始票据和报销单
2. 审批流程：设置多级审核确认资金用途合规性
3. 定期对账：每月核对其他应收款明细账与实物现金/银行存款余额

通过精准的会计分录与严格的内控措施，企业既能确保资产负债表中"其他应收款"项目的准确性，又能有效防范资金挪用风险。这要求财务人员不仅掌握基础记账规则，更要深入理解不同管理制度下的核算逻辑差异。