如何正确处理社保和医保的会计分录？

企业处理社保和医保的会计分录需要区分单位承担部分与个人代扣部分，并遵循权责发生制原则。根据《企业会计准则第9号——职工薪酬》，应付职工薪酬科目用于归集所有与员工相关的支出，而其他应付款则专门核算代扣款项。实务操作中需注意：单位承担的社保费用属于企业成本，应计入管理费用等损益类科目；个人承担部分需通过工资代扣后向社保机构缴纳。以下是具体操作流程的分步解析：

一、社保费用的计提与分摊

1. 单位承担部分的计提
   借：管理费用-社保费（单位部分）/销售费用/生产成本等
   贷：应付职工薪酬-社会保险费（单位部分）
   该步骤需根据员工所属部门将费用分摊至不同科目，例如管理人员社保计入管理费用，生产人员计入生产成本。单位承担的医疗保险金、养老保险金等均通过此分录处理。

2. 个人部分的代扣处理
   借：应付职工薪酬-工资
   贷：其他应付款-代扣个人社保（医保/养老/失业等）
   发放工资时需扣除员工个人应缴的社保金额，此时代扣款项暂存于其他应付款科目。

二、社保费用的实际缴纳

1. 合并缴纳单位与个人部分
   借：应付职工薪酬-社会保险费（单位部分）
   借：其他应付款-代扣个人社保（医保/养老/失业等）
   贷：银行存款
   此分录体现企业将累计的代扣款项和单位承担部分一次性划转至社保账户，资金流出通过银行存款科目反映。

2. 特殊场景处理

   • 工资为零但缴纳社保：若员工工资为零但需全额承担社保，单位垫付的个人部分应通过其他应收款挂账，后续收回时冲抵。
   • 补缴社保：补缴往年社保需调整以前年度损益，分录为借：以前年度损益调整，贷：应付职工薪酬-社保费。

三、医疗保险的专项处理

1. 单位医保费用计提
   借：管理费用-医疗保险（单位部分）
   贷：应付职工薪酬-医疗保险（单位部分）
   医保费用需单独列示，与养老保险等险种区分核算。

2. 医保报销的会计处理

   • 员工垫付医疗费时：借：其他应收款-员工医疗费，贷：银行存款
   • 收到医保报销款：借：银行存款，贷：其他应收款-员工医疗费
   • 企业承担未报销部分：借：管理费用-福利费，贷：银行存款

四、月末结转与报表列示

1. 工资与社保的联动处理
   工资发放后需将应付职工薪酬-工资余额结转至成本科目：
   借：管理费用/销售费用等
   贷：应付职工薪酬-工资
   该步骤确保人工成本准确归集至损益表。

2. 报表披露要点

   • 资产负债表：代扣社保款项在其他应付款科目列报，单位承担部分通过应付职工薪酬体现
   • 利润表：社保费用根据部门属性分别计入管理费用、销售费用等成本项目。

五、常见风险与合规要点

1. 税务稽查重点

   • 个人社保代扣是否足额申报个人所得税（需注意零工资场景的个税处理）
   • 单位承担部分是否取得合法税前扣除凭证（如社保缴费通知书）

2. 跨期费用调整
   补缴社保若涉及以前年度，必须通过以前年度损益调整科目处理，避免影响当期利润。