在企业日常运营中，支付员工借差旅费是涉及资产类科目和费用类科目的重要财务操作。该业务包含预支款项和报销核销两个阶段，需通过其他应收款科目记录债权关系，并在报销时根据实际费用调整科目。以下从预支、核销、差额处理三个环节展开分析，结合会计准则说明具体操作逻辑。
当员工预借差旅费时，企业支付的资金属于暂付款项。根据会计记账公式，此时需借记其他应收款科目以体现债权增加，同时贷记库存现金或银行存款反映资产减少。例如，某员工预借5000元差旅费，分录应为：
借：其他应收款——XX职工
贷：库存现金/银行存款
该操作需在其他应收款科目下设置员工明细账，便于后续追踪核销。
差旅费报销阶段的会计处理需分三种情况：
- 借款与报销金额相等：将原预支款全额转为费用。分录为：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——XX职工 - 借款金额大于报销金额：员工需退还差额。例如预支5000元，实际报销4500元，则需额外记录退款：
借：管理费用——差旅费 4500
贷：其他应收款——XX职工 4500
借：库存现金 500
贷：其他应收款——XX职工 500 - 借款金额小于报销金额：企业需补足差额。假设预支5000元，实际发生5500元费用，分录应补充支付：
借：管理费用——差旅费 5500
贷：其他应收款——XX职工 5000
贷：库存现金 500
实务操作中需注意两个关键点：一是费用归属需按部门划分，例如销售部门差旅费可计入销售费用科目；二是报销时效性，若员工逾期未核销，企业可通过工资抵扣处理，此时需调整应付职工薪酬科目。此外，差旅费标准虽不影响分录结构，但会影响费用确认金额，需严格审核票据以确保合规性。通过规范处理，企业能准确反映资金流动，维护财务账目清晰。
版权：本文档内容版权由作者发布，如需转发请联系作者本人，未经授权不得擅自转发引用，转载注明出处。
